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Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

Quando un documento Word diventa troppo pesante e risulta ingestibile (l'hardware del PC sembra non consentire una comoda gestione del file) si stanno certamente commettendo degli errori nell'inserimento delle immagini. Ecco come ridurre le dimensioni.

Se lavorate spesso con documenti contenenti molte immagini vi sarete certamente accorti che aggiungendo molte foto e immagini il file diventa molto difficoltoso da gestire.

Ciò deriva dal fatto che grazie agli algoritmi di compressione (JPEG in primis) le immagini memorizzate su disco impegnano un certo quantitativo su disco mentre quando devono essere aperte e gestite in memoria occupano uno spazio nettamente maggiore.

Sistemi con 4 GB di RAM possono risultare sottodimensionati e iniziare a fare swapping sul disco quando si lavora con documenti Word o LibreOffice Writer molto pesanti, contenenti decine e decine di immagini.

In questo articolo vediamo come fare quando un documento Word inizia a diventare pesante e ingestibile, come prevenire situazioni del genere e infine come comprimere un documento Word.

Prendere coscienza delle caratteristiche delle immagini, ad esempio quelle acquisite da scanner o fotocamere digitali

Per ogni immagine che si vuole inserire in un documento Word o LibreOffice Writer, suggeriamo di fare una semplice verifica con il noto software gratuito IrfanView, presentato nell'articolo Programma per modificare foto: IrfanView è sempre la prima scelta.

Dopo aver aperto un'immagine con IrfanView si prema il tasto I oppure si scelga Immagine, Informazioni così da accedere a una finestra che riassume le proprietà del file.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

In figura un file contraddistinto da un'ottima risoluzione e profondità di colore Truecolor ovvero 24 bpp (bit per pixel) ossia 16,7 milioni di colori.

Per le esigenze di stampa, allorquando si dovessero inserire in un documento Word molteplici immagini, non è affatto necessaria tale profondità di colore e conservare tutti i dettagli di ciascuna foto.

Nel caso di immagini acquisite mediante scanner che dovranno essere inserite in documenti Word destinati alla stampa, è inutile lavorare con file pesanti.

Come abbiamo spiegato nell'articolo Scannerizzare: i migliori parametri per acquisire da scanner foto e documenti di testo, con le attuali stampanti sono necessari 200-300 DPI per stampare immagini di elevata qualità su un supporto cartaceo anch'esso di alta qualità (tenendo presente che la maggior parte delle stampanti disponibili sul mercato difficilmente consentono di spingersi oltre il formato A4 in qualità fotografica). Nella maggior parte dei casi è perciò inutile e controproducente spingersi oltre.

Inserire in Word immagini di grandi dimensioni. Come comportarsi con Office e LibreOffice

Abbiamo detto che lavorare con Word e LibreOffice Writer usando foto e immagini pesanti o comunque non ottimizzate non ha senso.

Per gli utilizzi normali, la stampa non riesce a riprodurre tutti i dettagli presenti nelle foto originali provenienti da fotocamere e scanner ed è quindi inutile perdere tempo lavorando con file (spesso ingestibili) di grandi dimensioni, veri e propri "mattoni" in memoria.

Ci pare quindi opportuno evidenziare alcuni aspetti cruciali per evitare di trovarsi a lavorare con un documento Word troppo pesante:

1) Effettuando un copia e incolla da qualunque editor fotografico in Word o LibreOffice Writer le foto e le immagini vengono copiate nella loro versione originale. Risoluzione, profondità di colore e peso resteranno quindi assolutamente invariati e corrisponderanno alla dimensione del file originale.

Provate ad aprire con un programma di grafica uno degli sfondi del desktop raffiguranti il deserto del Mojave scaricabili cliccando qui e fate un copia e incolla verso Word o LibreOffice Writer.

Dopo aver salvato il file su disco la dimensione del documento ottenuto sarà superiore a quella dell'immagine originale perché comunque il wordprocessor creerà il documento "contenitore" e inserirà alcune informazioni aggiuntive.

2) Aprendo l'immagine originale con l'app Foto di Windows 10, cliccando sul pulsante raffigurante tre puntini, cliccando su Copia quindi incollando in Word o LibreOffice Writer, invece, il file risulterà automaticamente ottimizzato ed esso, salvato su disco, occuperà un quantitativo di spazio ridotto. In stampa, inoltre, la foto risulterà assolutamente accettabile.

3) Cliccando sul menu Inserisci, Immagini di Word o Inserisci, Immagine anche in questo caso l'immagine verrà automaticamente ottimizzata in fase di apertura dal wordprocessor e adattata al documento.

Uno dei file di esempio raffiguranti le dune del deserto di Mojave occupa 2,82 MB su disco.

Nel primo caso (punto 1), con un copia e incolla da un editor di testo, il documento risultante impegnava da 15 a 15,6 MB su disco sia se salvato con Word che con LibreOffice Writer; nel caso dei punti 2) e 3) il file risultante occupa appena 344 KB (0,34 MB) salvato con Word e 2,84 MB con LibreOffice Writer.

Ne consegue che per demandare a Word e LibreOffice la gestione del file e lavorare con immagini di dimensione ridotte, è possibile applicare i passaggi illustrati ai precedenti punti 2) e 3).

Per ottimizzare il risultato, senza dover modificare le caratteristiche delle foto e delle immagini mediante un editor fotografico, soprattutto se si ritenesse il copia e incolla più pratico da utilizzare, ci si può comportare come spiegato nel seguito a seconda che si utilizzi Word o LibreOffice Writer.

Comprimere le immagini con Word

Per ridurre la dimensione delle immagini con i file di Word si può seguire una semplice procedura.

1) Incollare l'immagine o la foto nel documento Word.

2) Cliccare con il tasto destro del mouse sull'immagine nel documento Word e scegliere Dimensioni e posizione.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

3) Per le immagini acquisite da fotocamera digitale o da scanner spesso si leggeranno dimensioni davvero ragguardevoli in corrispondenza della voce Dimensioni originali.

Nell'esempio l'immagine misura addirittura 135x76 centimetri.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

È Word a riscalare l'immagine originale ma essa, a livello di file, continua a mantenere il peso e le caratteristiche originarie.

4) Per ridurre la dimensione e soprattutto il peso delle immagini in Word, basta fare clic sul menu Formato quindi cliccare il pulsante Comprimi immagini.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

5) Selezionando Alta fedeltà si otterrà un'immagine sostanzialmente identica all'originale ma il suo peso risulterà notevolmente ridotto. Per la stampa l'opzione Alta fedeltà è anche eccessiva. Inserendo nel documento l'immagine del deserto del Mojave presa come riferimento e salvando il file con una compressione in alta fedeltà, il documento risultante occupa su disco 1 MB.

L'opzione Stampa (220 DPI) è tipicamente la migliore per le stampe normali. Nel nostro caso, ha portato alla generazione di un agile file da 344 KB, esattamente come con il copia e incolla dall'app Foto di Windows 10 e l'inserimento diretto delle immagini nel documento Word.

Comprimere un intero documento Word

Se si avesse a che fare con un documento Word contenente tante (pesanti) foto e immagini, è possibile comprimere molto semplicemente l'intero documento.

La procedura consiste nel fare clic su un'immagine a caso presente nel documento quindi utilizzare il menu Formato, Comprimi immagini.

Nel caso dei documenti in formato DOCX, apparirà una finestra simile a quella riprodotta in figura.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

Per comprimere l'intero documento, si dovrà deselezionare la casella Applica solo a questa immagine quindi specificare nella parte sottostante la risoluzione desiderata per per foto e immagini. Optando per una delle scelte proposte si possono variare il numero di dpi e ottenere un documento con immagini ottimizzate per i vari utilizzi.

Spuntando eventualmente la casella Elimina aree ritagliate delle immagini ci si sbarazzerà delle informazioni aggiuntive che continuano a essere conservate nel documento.

Word infatti integra strumenti per ritagliare le immagini ed estrarre le porzioni che interessano: le parti tagliate vengono però conservate nel caso in cui l'utente volesse annullare le modifiche. Attivando la casella Elimina aree ritagliate delle immagini si rimuoveranno definitivamente tali informazioni e si contribuirà a rendere il documento Word ancora più leggero.

Nel caso dei file DOC la procedura da seguire è sostanzialmente identica con la differenza che la finestra proposta è quella in figura:

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

In questo caso si dovrà utilizzare l'opzione A tutte le immagini del documento e specificare la risoluzione prescelta.

Dopo aver compresso le immagini cliccando su OK, l'importante è salvare il documento Word con un nome diverso da quello originale in modo da non sovrascriverlo (usare il menu File, Salva con nome).

A questo punto, dopo aver memorizzato la versione del documento Word con le immagini compresse, si potrà paragonarne le dimensioni con quelle del file originale servendosi di Esplora file (Windows+E).

Comprimere le immagini con LibreOffice Writer

Anche LibreOffice Writer consta di una funzionalità per ridurre la dimensione delle immagini molto simile a quella integrata in Word. Per comprimere le immagini ci si può attenere alla seguente procedura:

1) Incollare l'immagine o la foto in LibreOffice Writer.

2) Cliccando con il tasto destro del mouse sull'immagine e scegliendo Proprietà, sopra il pulsante Dimensioni originali si può leggere quanto misura in centimetri il file, automaticamente riscalato da LibreOffice Writer.

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

3) Cliccando sempre con il tasto destro sull'immagine e selezionando Comprimi, si possono modificare le caratteristiche. Suggeriamo di indicare per la stampa un valore di DPI pari ad almeno 220 nell'apposita casella aumentando eventualmente la Qualità JPEG o passando addirittura alla compressione PNG lossless.

Con una qualità JPEG pari a 99 e 220 DPI, si otterrà un documento LibreOffice Writer con l'immagine del deserto del Mojave pesante circa 540 KB (0,54 MB).

Documento Word troppo pesante: ridurre dimensione immagini

Il pulsante Calcola la nuova dimensione permette di sapere sin da subito quanto peserà l'immagine compressa secondo le indicazioni introdotte.

Se le immagini nel documento non volessero comprimersi, è probabile che esse siano CMYK. In questi casi è necessario copiarle e incollare in formato JPEG/PNG.


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