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KnowledgeTree: gestione documentale a costo zero

Al termine dell'installazione di KnowledgeTree, sul sistema prescelto (suggeriamo di optare, in prima istanza, su un sistema di test non impiegato per scopi produttivi) risulterà in esecuzione il server web Apache.
KnowledgeTree si pone in ascolto sulla portà 8080. Ciò significa che digitando http://nomedelserver:8080 da qualunque postazione connessa alla LAN (compatibilmente con le impostazioni di sicurezza scelte), si potrà accedere a KnowledgeTree.
E' possibile effettuare il login come amministratore accedendo con l'username admin e la password admin.

Come primo passo, vi suggeriamo di tradurre l'intero pacchetto in lingua italiana. Questa operazione si traduce nella pratica con l'installazione di un apposito plug-in prelevabile gratuitamente facendo riferimento a questa pagina (cliccare sul link "Scarica").
La cartella italian, contenuta nell'archivio zip compresso, deve essere quindi estratta all'interno della directory knowledgeTree\plugins di KnowledgeTree.
A questo punto, è necessario accedere come amministratore a KnowledgeTree, cliccare sul link DMS Administration, su Miscellaneous infine su Manage plugins. Nella pagina "Plugins", si deve cliccare sul pulsante Reread plugins, spuntare la casella Italian translation plugin quindi cliccare su Update.


Effettuando il logout, nella schermata di accesso a KnowledgeTree, cliccando sul menù a tendina Language si troverà adesso la voce "Italiano (Italia)".


Prima di continuare, l'amministratore dovrà assicurarsi di configurare XAMPP in modo tale da prevenire la modifica delle impostazioni di configurazione del server da parte di personale non autorizzato, interno od esterno alla struttura aziendale. XAMPP è dotato di un'interfaccia web (accessibile digitando http://localhost) che riassume lo stato del server e i parametri dei vari componenti. Attraverso la stessa interfaccia è possibile compiere molti interventi amministrativi come, ad esempio, la modifica della password di root per l'accesso a MySQL.

Dopo aver messo in sicurezza il server, ci si può dedicare alla configurazione di KnowledgeTree.
Facendo riferimento al link Amministrazione del sistema, è possibile creare gruppi, account utente, unità, ruoli, definire permessi, gestire i documenti in archivio, impostare gli attributi dei documenti, configurare il processo di gestione dei documenti.


Una volta creati utenti, gruppi e permessi, i vari utenti definiti dall'amministratore avranno la possibilità di interagire con i documenti in archivio oppure di caricare nel repository i propri accedendo al link Esplora i documenti. Le varie operazioni saranno consentite oppure negate sulla base dei permessi definiti in precedenza da parte dell'amministratore.


La funzione Importa dal server, accessibile solo agli amministratori, consente di caricare rapidamente all'interno del repository di KnowledgeTree tutti i documenti presenti su un server specificato.
La funzione Caricamento di massa, invece, permette di importare in KnowledgeTree tutti i documenti, presenti sul sistema locale e memorizzati in un normale file ZIP compresso.

La funzionalità di ricerca è estremamente potente soprattutto se si è configurato adeguatamente la gestione di tipi di file e metadati. Un metadato è un'informazioni aggiuntiva che descrive il contenuto di un file. Oltre al contenuto del file, la ricerca basata sull'uso dei metadati può dare risultati ancora più efficaci dato che le informazioni sono già suddivise ed organizzate.

Particolarmente d'aiuto si rivela anche l'approccio proposto da KnowledgeTree per la gestione del flusso dei documenti.
Il processo di gestione ("workflow") può essere definito come un insieme di operazioni che debbono essere compiute su di un documento durante il suo ciclo di vita. Ad esempio, nel caso di una fattura questa viene prima creata, poi inviata al cliente quindi pagata; un report riassuntivo che riguardi uno specifico aspetto delle procedure aziendali viene invece creato, revisionato, eventualmente modificato quindi distribuito.
Il workflow memorizza e gestisce lo stato di un documento ed i passaggi da uno stato all'altro all'interno del suo ciclo di vita.


Un manuale in lingua inglese che approfondisce le tematiche relative all'utilizzo di KnowledgeTree è prelevabile da questa pagina (formato PDF).
Il pacchetto d'installazione completo di KnowledgeTree nelle versioni per Windows e Linux è scaricabile cliccando qui (50-77 MB a seconda della versione prescelta).
Il plugin che consente di tradurre KnowledgeTree in italiano è prelevabile facendo riferimento a questa pagina (300 KB circa).
Plugin aggiuntivi per KnowledgeTree sono reperibili qui.

Il sito ufficiale di KnowledgeTree ove è possibile consultare le informazioni relative alle versioni commerciali (SMB ed Enterprise) del prodotto è www.knowledgetree.com.

  1. Avatar
    GabrieleF
    19/12/2011 00.45.54
    Ma questo software non lo si trova proprio Open Source !!!
  2. Avatar
    Dotcom
    26/06/2010 12.28.18
    Oltre al software descritto in questo articolo, vi segnaliamo altre soluzioni per la gestione documentale open source proposte dalla Dotcom srl di Trieste. Software specializzati per gestione documenti, archiviazione ottica, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica e controllo di gestione come Alfresco, Right fax, Kofax, DocPA, Easybiz e altri.
  3. Avatar
    cold80
    10/05/2010 11.51.42
    Vi consiglio anche di guardare M-Files, un software di archiviazione e gestione documetale integrato con Windows che ha comunque un'interfaccia web, ne caso si abbia bisogno di utilizzarlo da sistemi diversi tipo Unix, Linux, Mac, ecc. Esiste una versione Express che è completamente gratuita. Il sito in italiano è:

    http://archiviazione-gestione-documenti.it
KnowledgeTree: gestione documentale a costo zero - IlSoftware.it - pag. 2