Sconti Amazon
mercoledì 1 luglio 2009 di 61195 Letture

Ottimizzare il funzionamento di Outlook: ecco alcuni suggerimenti pratici

Migliorare la produttività con Xobni: cercare rapidamente le e-mail d'interesse

La funzionalità di ricerca di Outlook è uno di quegli aspetti che, nel prossimo futuro, andrebbe secondo noi ampiamente migliorato. Xobni (“Inbox” letto in senso inverso) è un eccellente “add-in” per Outlook capace di introdurre una serie di possibilità di sicuro interesse per chi con la posta elettronica lavora quotidianamente e si trova a gestire migliaia di messaggi.

Xobni rende molto più snella l'individuazione delle e-mail d'interesse così come dei contatti e delle informazioni che si stanno ricercando. Una volta installato, Xobni si presenta sotto forma di una barra aggiuntiva che compare su un lato della finestra di lavoro di Outlook. In quest'area viene indicato il nome della persona con cui si sono scambiate delle conversazioni abbinando l'elenco di tutti i messaggi inviati e ricevuti. Più sotto, viene riportata la lista dei file inviati e ricevuti mediante e-mail oltre a tutti i riferimenti del contatto selezionato. Un approccio, questo, che dà modo di tenere sempre sotto controllo tutti i dialoghi instaurati via e-mail con i propri collaboratori od i colleghi tenendo sempre d'occhio tutte le risorse messe a fattor comune.


La barra di Xobni appare, per impostazione predefinita, sul lato destro della finestra di Outlook. Ultimata l'indicizzazione iniziale dei messaggi contenuti nell'archivio di posta, sarà possibile effettuare ricerche istantanee.

L'add-in Xobni è altresì capace di mostrare i messaggi di posta sotto forma di conversazioni strutturate: ciò significa che le e-mail relative ad uno stesso soggetto saranno automaticamente raggruppate e presentate in modo compatto così da agevolarne la consultazione.

Speciali “scorciatoie” accessibili ricorrendo alle apposite icone visualizzate nella barra laterale di Xobni consentono poi di inviare velocemente una e-mail e fissare un appuntamento ricorrendo alla funzionalità calendario di Outlook.


Scegliendo un qualunque contatto od una qualsiasi e-mail, Xobni mostra informazioni sull'identità dell'interlocutore, sui messaggi e sui file via a via scambiati. Le comunicazioni possono essere mostrate sotto forma di discussioni strutturate.

Il software offre anche una valanga di dati statistici circa le modalità di utilizzo delle caselle di posta, il tempo che di solito si impiega per rispondere alle e-mail, il numero di messaggi inviati mediamente su base giornaliera e così via.

Nel caso in cui il sistema in uso risultasse sprovvisto del framework .Net, requisito essenziale per il funzionamento di Xobni (compatibile con Outlook 2003 e 2007), il programma d'installazione provvederà a scaricarlo da Internet in modo automatico.

Xobni può essere prelevato gratuitamente facendo riferimento a questo link.


Rimuovere gli add-in inutilizzati

Non è certamente la panacea per tutti i crash di Outlook purtuttavia la rimozione degli add-in inutilizzati contribuirà certamente a far “rinsavire” il client di posta di Microsoft. Alcuni add-in possono causare la chiusura irregolare di Outlook già subito dopo l'installazione oppure provocare crash solo a seguito dell'interazione con altri add-in.

Per controllare se sono gli add-in installati ad essere in qualche modo responsabili dei crash di Outlook, una buona idea consiste nel provare ad avviare il software in modalità provvisoria. In questo modo, Outlook sarà eseguito senza caricare alcun add-in. Nel caso in cui il programma non dovesse evidenziare malfunzionamenti, si dovrà semplicemente individuare l'add-in responsabile delle chiusure inattese.

Per avviare Outlook in modalità provvisoria, basta cliccare su Start, Esegui... quindi digitare outlook.exe /safe e premere Invio.

Il software freeware OfficeIns consente di ottenere la lista completa di tutti gli add-in installati offrendo anche la possibilità di disattivarli, ove necessario. Gli add-in riferiti ad Outlook vengono chiaramente indicati nella colonna Software del programma. Cliccando con il tasto destro su ciascun add-in quindi cliccando sul comando Change start mode, è possibile escludere il caricamento dell'aggiunta o modificarne la modalità di avvio.

OfficeIns è scaricabile, nella sua versione più recente, cliccando qui.


Cosa fare quando l'archivio di posta appare danneggiato

Se l'archivio contenente i messaggi di posta elettronica di Outlook risulta danneggiato, la soluzione migliore consiste nel ripristinare una copia di backup. Sebbene possa sembrare scontato, l'effettuazione di un backup periodico della cartella di Outlook contenente il file .pst è l'approccio migliore per evitare di trovarsi nei guai allorquando il client e-mail dovesse segnalare difficoltà nell'apertura della posta memorizzata sul personal computer. Insomma, la prevenzione è sempre da preferirsi rispetto alla cura.

Nel caso in cui non si avesse disponibilità di una copia aggiornata dell'archivio di Outlook, è possibile tentare l'utilizzo di Inbox Repair Tool (ved. questa pagina), un'utilità sviluppata da Microsoft che può essere di grande aiuto nella riparazione di un archivio .pst corrotto.


Prima di avviare il programma facendo doppio clic sul file eseguibile Scanpst.exe, è sempre bene effettuare una copia di backup dell'archivio .pst che appare danneggiato. Nel caso in cui la situazione non dovesse risolversi in una singola “passata”, suggeriamo di ritentare l'operazione per ulteriori tre o quattro volte.


Buoni regalo Amazon
Ottimizzare il funzionamento di Outlook: ecco alcuni suggerimenti pratici - IlSoftware.it - pag. 2