Modificare documenti online con Office, Google Drive e Rollapp

Con il lancio di OneDrive, servizio che consente di memorizzare file “in the cloud”, Microsoft ha colto l’occasione per presentare una versione completamente rinnovata del suo servizio che permette di modificare documenti online.

Precedentemente conosciuto col nome di Office Web Apps, Office Online è il servizio che Microsoft propone gratuitamente a tutti i suoi utenti e che permette di modificare documenti online, siano essi file Word, Excel, Powerpoint o OneNote.

Microsoft sta progressivamente abbandonando il tradizionale approccio che prevedeva la distribuzione di applicazioni installabili sul singolo personal computer. La filosofia cloud ed il concetto di software as a service sembrano aver ormai contagiato anche il colosso di Redmond.

Ecco quindi che l’ultima versione di Office ad oggi disponibile (Office 2013) ha subìto un’importante trasformazione diventando Office 365, pacchetto la cui fruizione è attivata via “cloud”. Diversamente rispetto al pacchetto Office tradizionale (si pensi ad Office 2013), Office 365 permette all’utente di scegliere su quali sistemi, di volta in volta, voglia usare il prodotto (vedere l’articolo Microsoft porta Office 365 Personal anche in Italia).

Modificare documenti con Office Online

Office Online è lo strumento proposto da Microsoft per modificare documenti online: è utilizzabile con qualsiasi browser web ed è indipendente dalla piattaforma.
Office Online, infatti, può essere aperto servendosi di un sistema desktop/notebook, di un tablet od addirittura di uno smartphone (il consiglio è ovviamente quello di dotarsi di un dispositivo mobile equipaggiato con uno schermo di dimensioni sufficientemente ampie).

La porta d’accesso al servizio Office Online è questa pagina: qui sono visualizzate alcune “piastrelle” in stile interfaccia Windows Store di Windows 8 e Windows 8.1; ciascuna di esse consente di accedere alle varie componenti della suite: Word, Excel, Powerpoint, OneNote, OneDrive, Outlook.com, rubrica e calendario.

Punto di riferimento per la memorizzazione dei documenti è sempre la nuvola Microsoft ed in particolare il servizio di storage online OneDrive (30 GB di spazio gratis su OneDrive: ecco come averli).
Ciò significa che si potranno modificare online i documenti memorizzati nel proprio account ed in particolare sul servizio OneDrive.

Ampiamente migliorata rispetto ad Office Web Apps, Office Online consente di dialogare con gli altri utenti Office Online (che potranno lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti contribuendone alla stesura) e con le versioni desktop di Office lavorando anche in modalità offline.

Una volta fatto clic sull’applicazione da aprire, ad esempio Word Online, ci si troverà dinanzi ad un’interfaccia grafica che ricorda da vicino quella di Office. Ovviamente, non si avrà a disposizione il ventaglio di possibilità offerte da Office 2013 ed Office 365, ma si potranno comunque utilizzare le funzionalità che seguono:

– applicazione di stili
– strumenti per il layout di pagina
– formattazione dei caratteri
– formattazione dei paragrafi
– formattazione avanzata delle tabelle
– elenchi puntati e numerati
– guide per l’allineamento ed il layout dinamico
– trova e sostituisci
– intestazioni, pié di pagina e note di chiusura
– inserimento di collegamenti ipertestuali
– inserimento di interruzioni di pagina
– strumenti di correzione ortografia
– condivisione dei documenti con altri utenti, in tempo reale
– stampa su PDF
– gestione dei commenti

Le varie funzionalità si riferiscono a Word Online. In questa pagina vengono riassunte tutte le caratteristiche delle altre componenti della suite online paragonandole con le possibilità offerte da Office 365.

Le modifiche applicate ai documenti con Office Online vengono automaticamente salvate: non c’è quindi bisogno di ricordarsi di utilizzare il comando “Salva”. I file saranno memorizzati su OneDrive e saranno aggiornati all’ultima modifica anche nel caso in cui dovesse venire a mancare l’energia elettrica od in caso di problemi tecnici.

Anzi, Office Online integra comunque un valido sistema per la gestione delle revisioni del documento.

Cliccando su File, Informazioni, Versioni precedenti si potrà accedere alle modifiche passate dello stesso documento.

Dopo aver effettuato il login col proprio account Microsoft (si può usare questa pagina) si potrà ad esempio cliccare su Word Online ed iniziare con l’esaminare i tanti modelli pronti per l’uso che vengono offerti (Sfoglia modelli).

I modelli a disposizione sono decine e sono adattabili a tutte le esigenze.

A questo punto è possibile modificare il documento online tenendo presente che alcune personalizzazioni sono accessibili cliccando con il tasto destro del mouse sull’elemento quindi agendo sul menù contestuale.

In figura gli effetti (Stili) che possono essere ad esempio applicati ad un’immagine precedentemente inserita nel documento:

Office Online è utilizzabile da qualunque dispositivo, semplicemente collegandosi all’indirizzo office.com con il browser web.

Per modificare un documento online con Office Online, basterà collegarsi a OneDrive facendo riferimento a questo indirizzo quindi cliccare su Carica (file o cartella) per effettuare l’upload di un singolo documento oppure di un’intera cartella.

Modificare documenti con Google Drive

Il servizio di Google (ex Google Docs) che permette di modificare documenti online si chiama Drive ed è raggiungibile da questa pagina previo login al proprio account.

Anche in questo caso, come supporto per la memorizzazione e la gestione dei documenti viene utilizzato lo spazio cloud messo a disposizione da Google (15 GB gratuiti).

Nell’articolo Lavorare contemporaneamente sullo stesso file e modificarlo in mobilità, che vi invitiamo a rileggere, abbiamo illustrato le principali funzionalità di Google Drive per la modifica dei documenti online.

Abbiamo riposto particolare attenzione nella presentazione di quelle funzionalità che consentono di lavorare simultaneamente sugli stessi file ed apportare modifiche agli stessi documenti da parte di un team di collaboratori.

Usare LibreOffice dai dispositivi mobili e da qualunque sistema senza installarlo

Per chi dispone di un tablet e non volesse rinunciare ad utilizzare la suite per l’ufficio “libera” LibreOffice, una buona scelta potrebbe essere l’utilizzo del servizio Rollapp, raggiungibile – utilizzando un qualunque browser – da questa pagina.

Tra le varie applicazioni, Rollapp permette di utilizzare tutti i componenti della suite per l’ufficio LibreOffice (Writer, Calc, Impress e Draw) senza installare alcunché.
Cliccando su Launch online, infatti, verrà attivata una connessione con i server di Rollapp avviando una sessione remota.

La suite LibreOffice è “fisicamente” installata sulla nuvola (sui server di Rollapp) ma i vari programmi per modificare i documenti potranno essere utilizzati senza mai abbandonare la finestra del browser.

È necessario disporre di una connessione di rete sufficientemente veloce dal momento che Rollapp avvierà una sorta di sessione di lavoro in gestione remota.

Per avere la possibilità di aprire e salvare i documenti con Rollapp, bisognerà necessariamente effettuare il login utilizzando uno degli account supportati: Google, Facebook, Yahoo, Twitter o Amazon.

Come supporto per la memorizzazione dei file, Rollapp utilizza i principali servizi cloud quali OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box e 4shared.
Impostando l’accesso a tali servizi, si potrà attingere al loro contenuto ed utilizzarli come supporto per la memorizzazione dei documenti modificati.

La configurazione dei servizi cloud si concretizza accedendo a questa pagina quindi cliccando sul pulsante Connect now.

Accedendo alla sezione Apps di Rollapp, si avrà la possibilità di eseguire “in the cloud” molte altre applicazioni piuttosto popolari.