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Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Quando ci si trova in viaggio, la connessione dati può non essere temporaneamente disponibile. Si pensi ad un lungo spostamento in treno, ad esempio, quando la rete WiFi od il collegamento 3G/LTE talvolta diventano improvvisamente inutilizzabili.

Come fare, in questi frangenti, ad usare documenti Google, Drive e Gmail offline, senza connessione di rete?

Se si utilizza un portatile od un dispositivo mobile, servizi come Google Drive si rivelano particolarmente utili perché è ad esempio possibile apportare modifiche ad un documento trovandosi tutti gli aggiornamenti già pronti e sincronizzati con gli altri dispositivi all'arrivo in ufficio o a casa.

Per impostazione predefinita, però, collegandosi da browser con la home page di Google Drive ed aprendo un qualunque documento, verrà visualizzato il messaggio Tentativo di connessione in corso. Per fare modifiche offline, attiva la sincronizzazione offline quando ti riconnetti.

L'indisponibilità della connessione di rete e la comparsa del messaggio, non consentiranno più qualunque genere di modifica sul documento. Per usare documenti Google offline, quindi, è possibile servirsi di un semplice espediente.


Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Basta infatti portarsi nelle impostazioni di Google Drive cliccando sul pulsante raffigurante un ingranaggio (in alto a destra) quindi su Impostazioni.
Attivando la casella Sincronizza i file di Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google su questo computer in modo da poterli modificare offline, si potrà modificare documenti Google offline quindi anche in mancanza della connessione di rete.

Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Non appena dovesse venire a mancare la connessione dati, Google segnalerà la cosa con la comparsa di un'icona nella parte superiore della finestra ma permetterà di continuare a lavorare sul documento.

Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Tutte le modifiche, infatti, durante i periodi di mancanza della connessione di rete, saranno salvate in locale ed inviate sui server di Google (quindi sincronizzate con i vari dispositivi) non appena si tornerà online.
Questo approccio è l'ideale perché, durante un viaggio, non appena la connessione dati risultasse indisponibile, si potrà continuare a usare documenti di Google senza alcun problema.

Google riporta il messaggio "Non consigliato su computer pubblici o condivisi" perché di ogni file conservato su Google Drive ne viene sempre completamente scaricata una copia e salvata sul dispositivo locale. Altri utenti che utilizzassero il medesimo sistema potrebbero quindi leggere il contenuto dei file altrui. Cosa che, di norma, non dovrebbe mai accadere se non si resta permanentemente "loggati" con l'account Google da browser web.

Come usare offline Google Docs, Fogli, Presentazioni e Drive

Per usare Google Drive e i documenti di Google offline sono previsti due requisiti essenziali:

1) Utilizzare il browser Google Chrome.
2) Accettare l'installazione dell'estensione Google Documenti Offline.
L'installazione di tale estensione viene automaticamente proposta non appena si spunta la casella Sincronizza i file di Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google su questo computer in modo da poterli modificare offline.

Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Dopo aver attivato la modifica offline dei documenti Google, suggeriamo di ricaricare tutte le pagine di Google Drive eventualmente aperte in Chrome.

Usare Gmail Offline

Per usare Gmail Offline e leggere la posta senza connessione Internet, invece, è necessario installare questa estensione in Chrome.

Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Successivamente, si dovrà cliccare sull'icona Gmail Offline quindi scegliere l'opzione Consenti posta offline e premere Continua.

Usare documenti Google, Drive e Gmail offline

Gmail Offline consente di comporre nuovi messaggi di posta ma le email saranno inviate, ovviamente, solo nel momento in cui la connessione di rete tornerà disponibile.

Per migliorare le prestazioni, sincronizzando i messaggi in maniera più rapida e prolungando la batteria, Google consiglia l'installazione di questa estensione aggiuntiva.

È importante ricordare che sia nel caso di Gmail Offline che per quanto riguarda l'attivazione della funzionalità per la modifica offline dei documenti Google, buona parte dei dati memorizzati sui server remoti saranno conservati anche in locale.
L'attivazione della modalità offline, quindi, dovrà essere evitata su tutti quei sistemi che sono utilizzati anche da altre persone.

Per quanto riguarda la posta elettronica, per evitare di utilizzare l'interfaccia web di Gmail, suggeriamo di ricorrere ad un account email IMAP.
Il protocollo IMAP, da usare in luogo del più vecchio POP3, offre il supporto diretto per la gestione delle email offline.

Utilizzando un client di posta che supporta il protocollo IMAP (va benissimo lo stesso Mozilla Thunderbird) ed, ovviamente, un account email IMAP (non solo Google ma anche di altri provider) si potrà gestire la posta elettronica anche senza connessione di rete.


Per approfondire, suggeriamo la lettura dei seguenti articoli:

- Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta
- Email IMAP e spazio terminato: come risolvere


  1. Avatar
    Darietta
    26/04/2016 02:14:37
    Molto interessante questo articolo, usare i documenti anche offline è molto utile, ad esempio per chi lavora con la creazione siti web e deve far vedere un'anteprima del sito creato ad un'attività dove non prende internet può farlo in questo modo.
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