Cambiare indirizzo email, ecco come fare

Da anni alcuni provider italiani hanno da attivato limitazioni che impediscono di accedere da qualunque client email se non si utilizza una connessione di rete del medesimo fornitore. L’unica possibilità è in questi casi usare la webmail anziché il client di posta.

Cambiare indirizzo email significa tanto per molti utenti, soprattutto coloro che sono abituati a usare da anni serve la stessa identica casella di posta.
Gli utenti aziendali che controllano un nome a dominio possono risolvere facilmente: si può creare un nuovo indirizzo email mantenendo il dominio ed eventualmente inoltrare al nuovo indirizzo email tutta la posta in arrivo sul vecchio indirizzo.

I motivi che possono spingere a modificare indirizzo email possono essere davvero tanti: di seguito ne riassumiamo alcuni.

• Eccessiva lentezza del server di posta
• Dubbi sulle politiche di gestione dei dati degli utenti (tanti fornitori di indirizzi email analizzano il contenuto della posta con finalità commerciali) e sulla tutela della privacy
• Desiderio di rafforzare la sicurezza durante lo scambio dei dati tra client e server usando il protocollo di cifratura TLS (cosa fondamentale al giorno d’oggi)
• Usare account di posta di fornitori email il cui MTA (Mail Transfer Agent) comunica con gli altri MTA usando protocolli sicuri. È importante infatti che non soltanto sia protetta la connessione del server tra client dell’utente e server di posta ma anche la comunicazione tra un provider e l’altro per lo smistamento delle email.
• Poco spazio a disposizione sul server per la memorizzazione dei messaggi di posta inviati e ricevuti
• Supporto per gli allegati insoddisfacenti (dimensioni ridotte) e mancato supporto diretto di soluzioni basate sul cloud per il trasferimento di file pesanti.

Cambiare indirizzo email: scegliere sempre account che supportano IMAP e OAuth

Quando si sceglie di cambiare indirizzo email è bene tenere presenti alcuni aspetti fondamentali. Oggi è estremamente consigliato, soprattutto se si usano più dispositivi diversi per accedere al proprio account di posta, orientarsi su un servizio che permetta l’uso del protocollo IMAP.
Il protocollo IMAP è nato proprio con lo scopo di facilitare la consultazione della posta da più dispositivi differenti senza essere costretti, come accade nel caso del protocollo POP3, ad “equilibrismi” tutt’altro che pratici (come lasciare la posta elettronica sul server e scaricarla definitivamente solo da un device).
A questo proposito abbiamo già spiegato le differenze tra POP3 e IMAP e che cosa cambia nella ricezione della posta.

Nel caso di IMAP, i messaggi sono lasciati sul server di posta e memorizzati temporaneamente nella cache del client email. In questo modo, è possibile interagire coi messaggi anche in modalità offline: eventuali aggiornamenti saranno applicati alla riconnessione. Eventuali tag ed etichette associate ai messaggi vengono conservate e aggiornate lato server ed appaiono sui dispositivi autorizzati a connettersi con lo stesso account di posta.
IMAP consente di scaricare velocemente le email: gli allegati, infatti, vengono ignorati fintanto che l’utente non li richiede espressamente interagendo con le funzionalità integrate nel client email.

In un vecchio articolo abbiamo visto come scaricare la posta da più computer o dispositivi senza perdere i messaggi e al paragrafo Quando non è possibile usare IMAP e si vuole comunque scaricare la posta da più computer ci siamo concentrati su com’è scaricare la posta elettronica via POP3, quindi senza usare IMAP, da più dispositivi. Si tratta comunque di soluzioni ampiamente meno pratiche rispetto all’adozione del protocollo IMAP.

Utilizzando il protocollo IMAP è anche possibile creare delle cartelle personalizzate per le email che saranno accessibili ed utilizzabili da tutti gli utenti che si collegheranno dai vari dispositivi alla medesima casella di posta sia da client email che da interfaccia web.

Se si decide di cambiare indirizzo email e si utilizzano più dispositivi è quindi bene evitare tutti quegli account che non offrono il supporto IMAP.

Anzi, è bene verificare che l’account email non soltanto permetta di accedere tramite client di posta usando IMAP ma supporti anche il protocollo OAuth.
OAuth è un protocollo di rete aperto e uno standard che non viene abbracciato soltanto dai provider più noti (come Google, Microsoft e così via) ma comincia ad essere utilizzato da realtà più piccole. Si pensi che per l’autenticazione anche SPID si è aperto a OpenID Connect, layer di identità posizionato al di sopra del protocollo OAuth 2.0.
Qual è il vantaggio di OAuth? È che anziché digitare nomi utenti e password dei singoli account di posta elettronica è possibile autorizzare il client email all’accesso con un semplice token: il programma di posta non verrà mai a conoscenza delle credenziali di accesso all’account email ed esse non risulteranno memorizzate sul dispositivo locale.

Abbiamo visto come configurare Outlook per accedere alla posta via OAuth e come autenticarsi all’account email con Thunderbird e OAuth.
In entrambi gli articoli parliamo dell’autenticazione via OAuth sugli account Gmail ma la stessa identica procedura può essere applicata per qualunque indirizzo di posta che supporta l’autenticazione mediante OAuth.

Come accennato in precedenza bisogna accertarsi che l’account di posta che si intende attivare supporti anche lo scambio di informazioni tra client e server (e viceversa) utilizzando la cifratura TLS, sia in fase di ricezione che di invio della posta.

In un altro articolo abbiamo descritto quando si sceglie un nuovo indirizzo email quali sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione.

Impostare il nuovo account di posta sul client email

Indipendentemente dal fatto che si utilizzi un client email su desktop/notebook oppure un client email per dispositivi mobili per cambiare indirizzo email è innanzi tutto necessario configurare il nuovo account di posta elettronica.

La procedura differisce da un client email all’altro ma in tutti i casi si dovranno impostare:

– nome del nuovo account di posta
– password corrispondente
– dati per l’accesso al server di posta in ingresso
– dati per l’accesso al server di posta in uscita

Nelle ultime versioni di Microsoft Outlook è necessario cliccare sul menu File, scegliere Aggiungi account, selezionare il protocollo (meglio IMAP come visto in precedenza) quindi inserire i dati generali quali nome dell’account (da scegliere liberamente), indirizzo email, server di posta in arrivo, server di posta in uscita e informazioni di accesso (nome utente e password). Il nome utente, di solito, è identico all’indirizzo email.

Se, come abbiamo consigliato in precedenza, si utilizza un server di posta che permette l’uso della crittografia sia per la posta ricevuta che per quella inviata (i messaggi viaggiano in forma cifrata tra client e server (e viceversa) risultando illeggibili da chiunque si ponesse in ascolto tra i due “interlocutori”), in Outlook bisogna cliccare sul pulsante Altre impostazioni, selezionare la scheda Server della posta in uscita, attivare Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l’autenticazione e scegliere Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

Nella scheda Impostazioni avanzate di solito si devono impostare le seguenti porte a seconda dei protocolli usati non dimenticandosi di selezionare SSL/TLS dalla casella Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente.

• POP3: porta 995
• IMAP: porta 993
• SMTP (posta in uscita): porta 465

Quelle indicate sono porte standard il cui numero può differire: l’importante è verificare che il provider di posta permetta di attivare l’uso del protocollo SSL.

In Mozilla Thunderbird è invece necessario selezionare Impostazioni account dal menu Strumenti quindi cliccare sul pulsante Azioni account quindi su Aggiungi account di posta.

Bisognerà quindi indicare un nome da assegnare all’account quindi specificare indirizzo email e password corrispondente.

Dopo la visualizzazione del messaggio Ricerca in corso dei parametri di configurazione provando nomi di server comunemente usati, i parametri preimpostati potrebbero, spesso, non risultare corretti.
Si deve perciò cliccare sul pulsante Configurazione manuale quindi indicare le impostazioni corrette sia per il server di posta in arrivo che per quello di posta in uscita.

Diversamente rispetto ad Outlook, nel caso di Thunderbird si ha la possibilità di impostare in un’unica schermata tutti i parametri per l’accesso all’account di posta.

Nelle caselle Porta, SSL e Autenticazione si deve specificare la porta usata per l’accesso all’account con il protocollo indicato quindi indicare se attivare la cifratura (caldamente consigliato).
Non attivando alcuna forma di cifratura, Thunderbird ricorda – con un messaggio di allerta – che le informazioni scambiate col server di posta potrebbero essere, almeno sulla carta, intercettate da parte di terzi.

In un altro articolo abbiamo visto perché le email non partono e rimangono nella cartella posta in uscita.

Attivare l’inoltro dei messaggi di posta (forwarding) dal vecchio al nuovo account o importare le email

Dopo aver configurato il nuovo account email, una delle operazioni più sensate da effettuare consiste nell’attivare l’inoltro della posta quindi di tutti i messaggi ricevuti sul vecchio indirizzo destinandoli al nuovo account.

L’inoltro delle email è tipicamente attivabile in quasi tutti gli account di posta accedendo alla configurazione web dell’indirizzo email.
Come indirizzo email sul quale inoltrare la posta elettronica ricevuta sul vecchio indirizzo, basterà indicare il nuovo account appena attivato e confermare che dopo l’inoltro la posta ricevuta può essere automaticamente eliminata.

In alternativa alcuni servizi di posta elettronica permettono di importare le email ma è necessario specificare le credenziali di accesso del vecchio account, cosa che potrebbe non piacere a molti.
In ogni caso abbiamo visto come trasferire le email da un account di posta all’altro con Gmail.

Trasferire le email dal vecchio al nuovo account di posta

Se si fosse interessati a spostare le email dal vecchio al nuovo account email è possibile farlo comodamente via IMAP: questa è un’altra ragione per cui il protocollo IMAP dovrebbe essere sempre scelto.

Per trasferire email da un account all’altro via IMAP si può usare una strategia davvero molto semplice: basta installare un client di posta elettronica con supporto IMAP, configurare correttamente entrambi gli account con i parametri IMAP quindi selezionare (CTRL+A), cliccarvi con il tasto destro quindi richiederne copia o spostamento sul nuovo account.
Per sicurezza si può optare per una copia anziché per uno spostamento per poi cancellare le email dal vecchio account una volta che si verificherà che la procedura di trasferimento è conclusa con successo.

Come nota finale diciamo che i nuovi TLD (ad esempio il .email giusto per fare un nome; si pensi però alla comodità di avere uno o più indirizzi email del tipo nome@cognome.email) permettono di creare un nome a dominio da usare per tutta la famiglia oppure per studi professionali e attività d’impresa. Per queste ultime realtà si può fare riferimento alla lista dei nomi a dominio di primo livello continuamente aggiornata da ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers).
Cercando chi sono i registri (registry) dei vari TLD e i registrar che permettono di registrare per sé nomi a dominio di secondo livello, si possono gestire account email illimitati appoggiandosi a provider italiani e non oppure creare un server di posta in totale autonomia.