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Collaborare alla stesura di documenti con Word 2007 o Google Docs

Si si fa parte di un team di lavoro che si occupa dello sviluppo degli stessi progetti, è senza dubbio utile studiare le funzionalità che Word 2007 offre e che permettono di migliorare la produttività senza il rischio di perdere informazioni importanti o commettere errori.
Word 2007, componente della suite Microsoft Office System 2007 (prelevabile gratuitamente, in italiano, nella versione di prova valida per 60 giorni dal momento dell'installazione, facendo riferimento a questa pagina), integra molteplici funzionalità che permettono ad un gruppo di lavoro composto da diversi componenti di tenere traccia delle modifiche apportate ad un documento con la possibilità di poter tornare rapidamente sui propri passi, annullando interventi non necessari od inopportuni.

Il "centro di controllo" delle funzionalità che si fanno carico di monitorare e gestire gli interventi apportati ad un documento, si chiama Rilevamento modifiche ed è accessibile cliccando sulla scheda Revisione di Word 2007.


Per abilitare la memorizzazione di tutti gli interventi applicati sul documento, è necessario che il pulsante Revisioni si attivato: da questo momento in poi, tutte le epressioni inserite oppure eliminate del documento sul quale si sta lavorando, saranno automaticamente evidenziate con dei colori specifici. Utilizzando le impostazioni predefinite, variabili liberamente cliccando sulla voce Opzioni rilevamento modifiche, le frasi eliminate dal documento verranno visualizzate con lo stile "barrato" mentre quelle aggiunte verranno colorate e sottolineate.


Se si sposta una frase od un intero paragrafo (selezionando il testo quindi utilizzando il tasto sinistro del mouse per trascinarlo nella posizione di destinazione), il testo verrà barrato nella posizione in cui era originariamente e, contestualmente, colorato e sottolineato in quella di destinazione. La funzionalità che consente di tenere traccia dei testi spostati dalla loro posizione originaria è una novità di Word 2007 (attivabile sempre dalla finestra Opzioni rilevamento modifiche).

Controllare le modifiche apportate al documento


Per verificare quali modifiche sono state apportate ad un documento, è sufficiente richiamare il Riquadro delle revisioni facendo clic sull'omonimo pulsante della barra degli strumenti di Word 2007. Il riquadro, mostrato a lato dello schermo può essere disposto sia in verticale che in orizzontale ed elenca non solo le modifiche applicate al documento ma anche la persona che le ha effettuate. Facendo doppio clic su una delle modifiche, Word 2007 proporrà immediatamente il documento nella versione in cui si trovava al momento dell'intervento.


La voce Finale, presente nel primo dei menù a tendina proposti nel riquadro Rilevamento modifiche, consente - in qualsiasi momento - di verificare come apparirà il documento nella versione finale, senza commenti e senza lo storico delle modifiche apportate. Viceversa, cliccando su Originale si tornerà a visualizzare la versione iniziale del documento.

Il secondo menù a tendina offre la possibilità di indicare quali tipi di modifiche si desidera visualizzare (commenti, inserimenti ed eliminazioni, formattazione del testo,...).

Comunicare con il proprio gruppo di lavoro grazie ai commenti

Anche i commenti sono parte integrante del processo di revisione di un documento. Per aggiungere il proprio commento, contenente osservazioni su parte del testo del documento, è sufficiente selezionare la parola, la frase od il paragrafo d'interesse quindi cliccare sul pulsante Nuovo commento. Ad ogni commento inserito viene abbinato il nome dell'autore dello stesso: è facile, quindi, tenere d'occhio le opinioni dei vari membri del gruppo di lavoro. I commenti non vengono inseriti, ovviamente, nel testo del documento ma "esternamente" ad esso.


Il nome dell'utente indicato è, generalmente, quello scelto per la registrazione della propria copia di Windows: purtuttavia, cliccando sulla voce Modifica nome utente, è possibile variarlo.


Accettare o non accettare le modifiche

Una volta che i vari membri del gruppo di lavoro hanno applicato le modifiche al documento, prima di generare la versione finale dello stesso, è possibile - ad una ad una - rigettarle od accettarle (pulsanti Accetta e Rifiuta della barra degli strumenti di Word 2007).


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