31036 Letture
Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Avviare una videoconferenza con Teams invitando più partecipanti, anche con la versione gratuita della soluzione Microsoft.

La piattaforma per la comunicazione e la collaborazione unificata Microsoft Teams è stata messa a disposizione gratuitamente di professionisti e aziende per tutta la durata dell'emergenza Coronavirus. Come spiegato nell'articolo Coronavirus: Microsoft Teams in versione avanzata e Google Meet gratis, è vero che chiunque fino a ieri poteva già iscriversi a Microsoft Teams e usare gratis tutta una serie di strumenti per la comunicazione a distanza, la produttività e la collaborazione da remoto ma da poco la società di Redmond ha rimosso un'importante limitazione ovvero quella sul numero dei partecipanti a una videoconferenza.
Chi usa Microsoft Teams Free può adesso organizzare meeting online con un numero massimo di 10.000 partecipanti superando le precedenti limitazioni.

Certo, nella versione free di Teams manca la possibilità di fruire della programmazione delle riunioni, della condivisione del calendario, della registrazione delle sessioni video, degli strumenti avanzati per l'amministrazione degli utenti durante le chiamate (con i diritti per la gestione delle operazioni che possono o non possono essere svolte).


Anche con Microsoft Teams Free è comunque possibile, ad esempio, invitare più persone a una riunione online, avviare una videoconferenza immediata, disattivare e attivare microfono e videocamera durante le chiamate, usare una chat a supporto (anche per scambiarsi contenuti e file importanti), condividere lo schermo in maniera tale da mostrare ciò che si sta facendo oppure una presentazione in formato PowerPoint o, ancora, una lavagna digitale (Microsoft Whiteboard).

Come avviare una videoconferenza con Microsoft Teams

Ci sono più modi per iniziare una videoconferenza con Teams invitando più partecipanti, anche con il profilo free.
Come primo passo è essenziale creare un nuovo team come spiegato nell'articolo Microsoft Teams: come funziona e come si utilizza per lo smart working.
Cliccando su "..." a destra del nome del team quindi selezionando Gestisci il team, si potranno verificare i soggetti che sono proprietari e membri del team di lavoro appena creato. Con un clic sul pulsante Aggiungi membro si possono inserire anche indirizzi email di altre persone che potranno partecipare semplicemente usando un account Microsoft.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

A questo proposito, va detto che è possibile invitare anche utenti che usano indirizzi email @gmail.com, @alice.it, @tim.it, @fastweb.it, @tiscali.it e così via. Gli stessi utenti dovranno però associare tali indirizzi email a un account Microsoft. In altre parole, si potrà specificare come nome utente l'indirizzo email @gmail.com, @alice.it, @tim.it, @fastweb.it, @tiscali.it… ma si dovrà specificare, a protezione dell'account Microsoft, una password diversa da quella usata a protezione dell'account dei vari fornitori del servizio di posta elettronica.

Digitando un indirizzo email dopo aver premuto il pulsante Aggiungi membro, l'invito sarà trasmesso al destinatario sotto forma di messaggio di posta elettronica.
Cliccando però su Invita persone in basso a sinistra, si può ottenere un URL da inviare ad esempio attraverso un'app per la messaggistica istantanea (WhatsApp, Telegram,...). Se si usa Microsoft Teams in versione web da questa pagina, il consiglio è quello di usare WhatsApp Web, Telegram Web o le versioni web degli altri client di messaggistica istantanea, selezionare il contatto che si vuole invitare quindi incollargli l'URL per l'accesso al team premendo la combinazione di tasti CTRL+V.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

In questo modo sarà il nuovo partecipante a scegliere l'indirizzo email da usare per partecipare al team.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Anche nella versione free di Microsoft Teams, è possibile "taggare" i partecipanti. Dalla schermata vista in precedenza (Gestisci il team), cliccando sul simbolo dell'etichetta in corrispondenza della colonna Tag, l'utente proprietario può assegnare una o più stringhe descrittive per ciascun utente. A cosa ciò può servire lo vedremo tra poco.


Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Per avviare una videoconferenza con Teams, basta creare un canale all'interno del team (di solito si creare uno specifico canale per ciascun progetto o area tematica) quindi fare clic sull'icona Riunione immediata in basso.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Cliccando su Riunione immediata si avrà la possibilità di avviare subito la videoconferenza. Il piano free di Microsoft Teams non permette infatti di programmarla in un secondo tempo trasmettendo gli inviti ai vari membri del team.

Per invitare i partecipanti basterà cliccare sull'icona Mostra partecipanti spostando il puntatore del mouse sul proprio flusso video cliccare sugli utenti a destra, sul simbolo "..." quindi su Chiedi di partecipare.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Spostando ancora una volta il puntatore sulla barra sovrapposta al flusso video, le prime due icone da sinistra verso destra consentono, rispettivamente, di disattivare e riattivare videocamera e microfono (utile per evitare che più voci non si sovrappongano durante la videoconferenza creando confusione).


Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Il terzo pulsante (Condividi) è particolarmente utile perché consente di condividere quanto visualizzato sullo schermo con tutti gli altri partecipanti alla videoconferenza. Si può scegliere di condividere l'intero schermo, una singola finestra o, ad esempio, una singola scheda del browser web in uso.


Agendo su Sfoglia si può scegliere una presentazione PowerPoint da mostrare in videoconferenza oppure selezionarne una già aperta con Office.
Più a destra c'è il riquadro Microsoft Whiteboard che dà modo di condividere in videoconferenza l'utilizzo di una lavagna digitale interattiva.

Il terzultimo pulsante (Chat) consente di scambiare informazioni tra i partecipanti anche per iscritto e condividere al volo documenti e file di qualunque tipo.

In alternativa, anche dalla versione free di Microsoft Teams, per avviare una videoconferenza si può fare clic su Chat nella colonna di sinistra quindi sull'icona nell'intestazione evidenziata in figura.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams

Digitando una tag assegnata in precedenza a un sottoinsieme dei membri del team, premendo Invio quindi cliccando sull'icona Videochiamata in alto a destra, sarà possibile avviare una videoconferenza invitando automaticamente i soli utenti specificati.
Si tratta di una funzionalità utilissima per chi usa Microsoft Teams Free e intende avviare videoconferenze istantanee senza dover invitare a uno a uno i vari collaboratori.

Come organizzare una videoconferenza con Microsoft Teams