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Convertire PDF in Excel: come fare gratis

Convertire PDF in Excel: come fare gratis

Una guida pratica all'utilizzo di Power Query, funzionalità disponibile in Microsoft 365 che consente di convertire PDF in Excel.

Quando si lavora con Microsoft Excel spesso si ha la necessità di importare i dati contenuti in un file PDF. Questi documenti contengono di frequente tabelle più o meno complesse il cui contenuto dovrebbe essere utilizzato all'interno di fogli di calcolo Excel.

Per convertire da PDF in Excel si possono usare i tanti strumenti disponibili online e alcune applicazioni installabili in locale.
Gli utenti di Microsoft 365 possono importare le informazioni contenute nei file PDF all'interno di qualunque foglio di calcolo.

Si sa, selezionare il contenuto di una tabella da un file PDF, premere CTRL+C e usare CTRL+V in Excel non dà mai i risultati sperati. La formattazione della tabella viene puntualmente persa con le intestazioni e i dati che "fluttuano" nelle varie celle in un'incomprensibile accozzaglia.

Convertire PDF in Excel con Power Query

Power Query è uno strumento molto potente che è stato via a via aggiornato dai tecnici Microsoft con il rilascio delle nuove versioni di Excel. Ne abbiamo parlato lungamente nel nostro articolo Power Query ovvero come usare più velocemente Excel.


Gli abbonati a Microsoft 365 possono usare Power Query per importare rapidamente i dati dalle tabelle contenute nei file PDF.

La procedura di base è davvero molto semplice: basta fare clic sulla scheda Dati quindi selezionare Recupera dati, Da File, Da PDF.
Basterà selezionare il documento PDF contenente le informazioni da importare in Excel e attendere la comparsa dello Strumento di navigazione.

Convertire PDF in Excel: come fare gratis

Qui Excel mostrerà, nella colonna di sinistra, tutte le pagine e le tabelle che compongono il documento Excel.
Si può quindi ad esempio selezionare una tabella e cliccare il pulsante Trasforma dati per importarla automaticamente in Excel.

Convertire PDF in Excel: come fare gratis

Nella finestra dell'editor di Power Query che apparirà in Excel si possono eventualmente personalizzare i nomi delle colonne di intestazione e, facendo riferimento alle proprietà visualizzate sulla destra, assegnare una denominazione ai dati convertiti.

Convertire PDF in Excel: come fare gratis

Cliccando su Chiudi e carica e infine su Chiudi e carica in i dati saranno importati nel foglio elettronico (si può indicare il foglio preferito oltre alla cella dalla quale dovrà partire l'importazione).

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Il bello di questo approccio è che nel caso in cui il file PDF dal quale si sono importati i dati venisse aggiornato, rieseguendo la Power Query in Excel il foglio elettronico verrà adeguato di conseguenza. L'importante è sovrascrivere il file originale mantenendone il nome a livello di file system.
Per aggiornare i dati basterà fare clic con il tasto destro sugli stessi quindi scegliere Aggiorna.

Può capitare che il convertitore da PDF integrato in Excel inserisca linee vuote e, quindi, compaiano valori Null in alcune colonne. La situazione è facilmente gestibile cliccando sulla freccia a destra di una colonna quindi applicando un filtro: in questo modo, disattivando la casella corrispondente, si potranno eliminare le righe vuote e i valori Null.


Nel caso in cui una stessa stringa fosse suddivisa in più colonne quando invece dovrebbe apparire in una sola cella come unica frase, dall'editor di Power Query basterà selezionare la prima colonna cliccando sulla sua intestazione quindi spostarsi verso destra tenendo premuti i tasti MAIUSC e freccia destra. Cliccando con il tasto destro e selezionando Merge di colonne si potrà correggere "la svista" di Excel commessa in fase di importazione dei dati.

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Se si dovessero gestire situazioni ancora più complesse come tabelle molto lunghe che si sviluppano su più pagine del documento PDF, un trucco eccezionale consiste nello scegliere l'intero file nella finestra Strumento di navigazione (in questo caso la cartella Factbook_2019.pdf) quindi fare clic su Trasforma dati.

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In questo caso, tramite la finestra dell'editor Power Query, si può agire sulla freccia a destra di Kind e scegliere solo la casella Table in modo da importare in Excel esclusivamente il contenuto delle tabelle presenti nel documento PDF.


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Usando i pulsanti Mantieni righe e Rimuovi righe si possono conservare o rimuovere una o più tabelle in modo tale da scegliere soltanto quelle che dovranno essere sfruttate per comporre il foglio elettronico Excel.
Di solito si possono cancellare tutte le colonne tranne quella che reca l'intestazione Data.


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