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Crystal Reports: reportistica e "business intelligence"

Uno dei problemi più comuni al giorno d'oggi consiste nella rielaborazione e nella presentazione dei dati. Una volta che si è provveduto, ad esempio, a sviluppare un applicativo gestionale, uno dei punti più critici è sempre la creazione di stampe e grafici. Se ci si affida alle soluzioni "classiche" oppure a quelle "fatte in casa" spesso si rischia di ottenere un risultato non soddisfacente che non ripaga neppure gli sforzi compiuti.


Crystal Reports è un software da anni leader nel settore della reportistica. Giunto ormai all'undicesima versione, battezzata per la prima volta con l'uso dei numeri romani anche se in realtà vuol essere l'acronimo di "eXtreme Insight", consente di ridurre notevolmente il tempo richiesto per lo sviluppo, la gestione e la distribuzione di report.

Si tratta di un prodotto che fa decisamente l'occhiolino alle piccole e medie imprese anche se è adattissimo per fare business anche tra quelle di dimensioni più grandi. Eh sì perché Crystal Reports va a braccetto con il concetto di "business intelligence": il software, una volta compreso il suo funzionamento, è in grado di trasformare i dati in informazioni di supporto al business. Crystal Reports "non genera dati" ma permette di valorizzare il patrimonio informativo dell'azienda offrendo tutti gli strumenti per analizzare, visualizzare, organizzare e comprendere i dati.
Tutte le aziende che possiedano almeno un gestionale o comunque che lavorino su una o più basi dati, apprezzeranno immediatamente tutte le potenzialità di Crystal Reports.


Il senso della nuova release sta tutto nell'integrazione con la piattaforma di business intelligence della software house produttrice, Business Objects XI, resa evidente dall'uniformità di denominazione.
Crystal Reports XI punta anche sulla facilità di progettazione e manutenzione dei report e nell'agevolare l'accesso ai dati. In particolare, sono stati integrati data driver che permettono l'accesso virtualmente a qualsiasi fonte dati (grazie al supporto di ambienti .Net e Java) mentre per la creazione dei report è ora disponibile un'anteprima di lavoro in Html, da utilizzare prima della pubblicazione su Web e della distribuzione all'interno dell'azienda.

La nuova versione del prodotto facilita l'utente anche nella scelta del layout grafico più opportuno, mediante la valutazione automatica dalla tipologia di dato da inserire.

Sempre sul lato sviluppo, è stata poi migliorata la gestione dei workbench, grazie a un ambiente di lavoro virtuale che consente di progettare, gestire e consultare i rapporti in modo sicuro.

Sul lato utente, infine, si segnala la possibilità di personalizzazione: i report, infatti, sono distribuibili sotto forma di modelli dotati di menu drop down, o a cascata, utilizzabili a seconda della necessità, e sono forniti in un nuovo formato RTF facilmente modificabile.

Come detto, Crystal Reports è stato ideato con l'intento di offrire una valida piattaforma che consenta di produrre report da qualsiasi sorgente dati.
Le procedure di "autocomposizione" ("wizard") guidano l'utente passo-passo nella fase di creazione di qualsiasi report automatizzando l'esecuzione di procedure che debbono essere messe in pratica, in generale, in tutti i documenti generati.

La possibilità di usare campi formula, sottoreport "popolabili" con i dati provenienti da più tabelle, la formattazione condizionata (è possibile interagire con il "look" del report in base ai dati presenti oppure al verificarsi di particolari situazioni) permettono ottenere risultati chiari e leggibili oltre che accattivanti.
Grafici e mappe, generabili direttamente da Crystal Reports, permettono di comunicare le informazioni in modo visuale ogniqualvolta numeri e parole non siano sufficienti.

Crystal Reports è però un prodotto molto flessibile che non limita la sua offerta alla sola generazione di report ma ne permette la pubblicazione in diversi formati (Word, Excel, messaggi di posta elettronica,...) oltre che direttamente sul web. La reportistica sul web permetterà agli altri membri del vostro gruppo di lavoro di visualizzare ed aggiornare report facendo uso unicamente del browser.

Gli sviluppatori di applicazioni possono integrare i benefici offerti da Crystal Reports all'interno dei propri prodotti: un software gestionale potrà essere così in grado di generare report professionali basandosi sul "motore" di Crystal, un'applicazione web di creare report html "on the fly" in base alle richieste dell'utente remoto.

- Crystal Reports è distribuito in tre differenti versioni:

1. Crystal Reports Developer Edition La versione destinata in particolare agli sviluppatori: per integrare i report nelle proprie applicazioni.
2. Crystal Reports Server La più completa: per pubblicare report anche sul web in modo semplice, veloce e sicuro.
3. Crystal Reports Professional Edition La più "snella": solo per la reportistica. Possibilità di collegarsi a qualunque sorgente dati.

Una tabella comparativa che mostra le differenze salienti tra le varie versioni di Crystal Reports, è consultabile qui.

In ogni realtà aziendale vengono generati e mantenuti grandi moli di dati necessari per l'organizzazione delle attività. Ad esempio, le aziende manifatturiere gestiscono informazioni riguardanti inventari e produzione, negozi che vendono al dettaglio registrano ordini ed acquisti da parte dei clienti, cliniche ed aziende ospedaliere registrano le cartelle mediche dei pazienti e così via.
La memorizzazione dei dati non è però sufficiente. I responsabili aziendali devono poter estrapolare tutte le informazioni più critiche per effettuare periodiche decisioni di business. I dati memorizzati, quindi, debbono poter essere trasformati in informazioni, opportunamente organizzati, facilmente accessibili e di solito condivisi tra vari individui (siano essi impiegati aziendali o clienti).
Crystal Reports è stato il primo software di reportistica a raccogliere queste necessità, lanciato addirittura nell'ormai lontanissimo 1992.


Un problema comune a molte aziende consiste nel trovare una soluzione efficace ed efficiente che permetta di creare report in base ai dati provenienti da sorgenti molto spesso differenti tra loro. E' molto diffusa e sentita la necessità di fare reportistica utilizzando, ad esempio, le informazioni memorizzate in un database Oracle con quelle salvate in una base dati IBM DB2 (si supponga, sempre a titolo meramente esemplificativo, che la prima base dati contenga i dati relativi alle vendite dei prodotti commercializzati dall'azienda mentre la seconda quelli riguardanti l'inventario). Ma Crystal Reports è utile anche a chi utilizza gestionali basati su DBMS più "consumer" come Microsoft Access: il software, insomma, è in grado di accedere pressoché a qualsiasi sorgente dati. Le informazioni provenienti da basi dati differenti (anche da DBMS completamente diversi) possono quindi essere "unite" in un unico report.

"Standardizzazione" (Crystal Reports supporta un gran numero di standard - per esempio, XML, COM, Java -) e "system integration" (Crystal sa integrarsi con soluzioni software già adottate in azienda come Microsoft Office, Lotus Notes,...) sono due punti fermi per il prodotto di BusinessObjects. A proposito di questo secondo aspetto, Crystal Reports permette di esportare i report in vari formati e verso molteplici destinazioni: un potente Software Developer's Kit (SDK) permette agli sviluppatori di controllare il layout e la formattazione di ogni report all'interno di applicazioni web o Windows.
I report, inoltre, possono essere esportati nei formati DOC (Microsoft Word), XLS (Microsoft Excel), PDF, XML, HTML, RTF, CSV, sorgente ODBC ed altri ancora.

Ci preme sottolineare come l'uso del formato nativo di Crystal Reports (.RPT) offra indubbi vantaggi rispetto ai formati sopra citati tra i quali la possibilità di interagire con le modalità di "navigazione" e visualizzazione del report. A mò di esempio, l'utente può cliccare su una mappa per scegliere di visualizzare i dati di vendita di un prodotto relativamente ad un'unica regione italiana oppure usare un menù a tendina per selezionare, in tempo reale, i criteri di selezione desiderati. Questo non è possibile (almeno non in maniera semplice) con i formati di file enumerati in precedenza.


Crystal Reports: reportistica e