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venerdì 15 maggio 2015 di 66679 Letture

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Tenere sempre sotto controllo la propria lista di impegni ed appuntamenti non è affatto facile al giorno d'oggi. Fortunatamente, strumenti come Google Calendar consentono di semplificare enormemente le cose grazie alla possibilità di gestire gli appuntamenti ed inviare ad altre persone ad un evento.

Il vantaggio derivante dall'utilizzo di una app come Google Calendar è che tutti gli eventi, appuntamenti ed impegni possono essere memorizzati sui server di Google e controllati sia da browser web che dall'omonima applicazione per i dispositivi mobili.

Nonostante Google stia ultimamente puntando molto sulla nuova app Inbox, strumento che aiuta gli utenti a non perdersi tra impegni lavorativi e personali grazie all'integrazione con tutti i servizi di Google (Calendar e Gmail in primis; vedere Inbox è la nuova posta di Google che supera Gmail), lo strumento più utile e gettonato per gestire appuntamenti ed impegni resta Calendar.

Installabile come app su Android ed Apple iOS, Google Calendar permette di mantenere i propri eventi sempre sincronizzati tra i vari dispositivi.

Date ed orari degli appuntamenti potranno essere modificate da qualunque dispositivo in proprio possesso, sia esso un sistema desktop, un notebook, un tablet, uno smartphone od un qualunque altro device collegato ad Internet ed equipaggiato con un browser web.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

È interessante notare che si scegliesse di gestire i propri appuntamenti con Google Calendar, non si perderanno quelli eventualmente impostati in passato utilizzando altri strumenti (come ad esempio Microsoft Outlook).

Basterà infatti collegarsi con questa pagina, cliccare sull'icona raffigurante un ingranaggio, selezionare Impostazioni quindi Calendari.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Cliccando su Importa calendario, è possibile importare un calendario precedentemente gestito con altri strumenti: basterà semplicemente specificare un file in formato ICS o CSV (Microsoft Outlook) ed indicare il calendario Google all'interno del quale si desidera che gli eventi vengano importati:

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Dopo aver importato gli eventi in Google Calendar, questi appariranno su tutti i dispositivi, previa effettuazione di un'operazione di sincronizzazione automatica.

Per ciascun evento, dall'interfaccia web di Google Calendar o dall'omonima app per Android od Apple iOS, si può specificare se si desiderano ricevere delle notifiche circa l'imminente impegno od appuntamento.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Le notifiche possono arrivare via e-mail, mediante la visualizzazione di una finestra popup nel browser o via SMS (Google non addebita alcun costo per l'invio degli SMS promemoria sul proprio dispositivo mobile; vedere questa pagina di supporto).

Nell'app Google Calendar per i dispositivi mobili basta toccare l'evento quindi l'icona raffigurante una matita per modificare le modalità di notifica.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Cliccando su Aggiungi un'altra notifica si può configurare l'invio di un'altra notifica, usando un'ulteriore modalità, anche dal dispositivo mobile.

Sincronizzare Google Calendar con Outlook

Posto che si possono utilizzare i formati ICS e CSV per importare in Google Calendar gli eventi di calendario gestiti con altri programmi, va detto che fino a qualche tempo fa era Google a permettere una sincronizzazione diretta, ad esempio, con Outlook.

Questa possibilità, oggi, non è più disponibile a meno che non si disponga di un account a pagamento collegato con Google Apps for Business (vedere questa pagina di supporto).

Per risolvere il problema in maniera brillante, senza spendere un centesimo ed avere quindi modo di sincronizzare Google Calendar con Outlook, si può ricorrere al software libero GO Contact Sync Mod (è opensource e rilasciato sotto licenza GNU GPLv3), scaricabile gratuitamente cliccando qui.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

A dispetto dell'interfaccia spartana, GO Contact Sync Mod è molto semplice ed intuitivo.

Attraverso il menu Sync profile si dovrà definire un nome univoco per ogni sistema che deve essere mantenuto sincronizzato. Se si utilizzare un solo PC, ad esempio, si può tranquillamente lasciare invariata la denominazione Default.

La sincronizzazione può essere bidirezionale (da Outloook a Google Calendar e viceversa) oppure impostata solamente a senso unico. Per definire quest'impostazione, si deve agire su Outlook to Google Only e su Google to Outlook Only.

Le caselle Merge Google Wins e Merge Outlook Wins consentono di risolvere eventuali conflitti tra eventi dando la priorità agli appuntamenti gestiti con Google o a quelli gestiti con Outlook.

Cliccando sul pulsante Sync, bisognerà autorizzare l'applicazione (una tantum) ad accedere al contenuto del proprio account utente Google.

Sincronizzare Google Calender e Thunderbird con Lightning

Molti utenti ancor'oggi utilizzano Mozilla Lightning come strumento per la gestione dei propri appuntamenti (Mozilla rilascia Lightning in versione finale, per gestire attività ed appuntamenti).

Se si fossero in passato gestiti gli appuntamenti con Lightning, suggeriamo di fare clic sulla scheda Calendario di Thunderbird, con il tasto destro sul nome del calendario quindi su Esporta calendario.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Si otterrà così un file in formato ICS che potrà poi essere importato in Google Calendar utilizzando la procedura vista in precedenza.

Dal menu Strumenti, Componenti aggiuntivi di Thunderbird suggeriamo di cliccare sul pulsante raffigurante un ingranaggio quindi scegliere Installa componente aggiuntivo da file.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

A questo punto si dovrà scegliere il file XPI dell'addon Provider for Google Calendar, prelevabile da questa pagina.

Dopo l'installazione della nuova estensione in Thunderbird, si potrà scegliere Calendario dal menu File, Nuovo del programma di posta.

Dalla finestra successiva, bisognerà scegliere Sulla rete e cliccare Avanti.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

A questo punto, per impostare la sincronizzazione tra Google Calendar e Thunderbird (Lightning), basterà selezionare l'opzione Google Calendar.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Utilizzando la successiva schermata, bisognerà inserire l'indirizzo e-mail cui è associato Google Calendar.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Infine, dopo aver concesso l'autorizzazione per l'utilizzo delle informazioni contenute nell'account utente Google (l'addon Provider for Google Calendar apparirà in questa pagina), si dovrà semplicemente il calendario Google Calendar da utilizzare in Thunderbird e mantenere sempre sincronizzato.

Google Calendar, come sincronizzare il calendario con Outlook e Thunderbird

Così facendo, tutti gli appuntamenti e gli impegni caricati su Thunderbird utilizzando Lightning saranno immediatamente accessibili e modificabili anche da Google Calendar, via web o da dispositivo mobile attraverso le apposite app.

Google Calendar consente di importare singoli inviti ricevuti, ad esempio, via email od in altra forma. L'importazione, addirittura, è automatica se si sta utilizzando un account Gmail.

In altre parole, non appena si dovesse ricevere – ad esempio – un file ICS via e-mail sul proprio indirizzo Gmail, Google Calendar provvederà a metterlo automaticamente a calendario (e tutti i dispositivi saranno simultaneamente sincronizzati).

Come "tip" finale, suggeriamo di dare un'occhiata a che cosa IFTTT permette di fare attingendo al contenuto del calendario Google Calendar.

IFTTT (così come le applicazioni per dispositivi mobili IF e DO) consente di automatizzare delle operazioni sulla base del verificarsi degli eventi specificati dall'utente. L'inserimento di uno specifico evento nel calendario Google Calendar potrebbe a sua volta provocare altre operazioni. Per stabilire cosa deve succedere, ad esempio, dopo l'inserimento di un nuovo evento in Google Calendar si può usare IFTTT. Allo stesso modo, sempre usando IFTTT, si può configurare l'aggiunta automatica di voci di calendario Google Calendar sulla base di altri eventi (vedere queste pagine).

Per maggiori informazioni, consigliamo la lettura degli articoli dedicati ad IFTTT.


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