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KnowledgeTree: gestione documentale a costo zero

La crescita volumetrica degli archivi, l’esigenza di ottimizzare gli spazi, il bisogno di rendere più rapida e agevole la consultazione dei documenti, la necessità di sfruttare maggiormente la conoscenza aziendale, unitamente all’obbligo di ottemperare a requisiti legali di conservazione, stanno determinando un aumento della domanda di sistemi per la Gestione Elettronica Documentale (GED).

KnowledgeTree è una piattaforma software per la gestione documentale che fornisce un ambiente strutturato e sicuro per la gestione delle informazioni aziendali.


La soluzione, essendo opensource e web-based, garantisce all'azienda la possibilità di implementare rapidamente ed a costi estremamente contenuti, un sistema evoluto per la gestione dei processi.

KnowledgeTree è stato sviluppato in PHP e richiede, come requisiti indispensabili per la sua installazione, il server web Apache e, come DBMS, MySQL. E' comunque disponibile un file d'installazione a seconda che si opti per una configurazione LAMP (basata, cioé, sul "quartetto" Linux-Apache-MySQL-PHP) oppure WAMP (Windows-Apache-MySQL-PHP).


Tra i principali vantaggi derivanti dall'uso di KnowledgeTree, vi sono sicuramente i seguenti:
- l'applicazione è web-based. E' possibile quindi interagirvi attraverso qualunque browser Internet e da qualsiasi sistema collegato alla rete locale dell'azienda od eventualmente, in base alle politiche di sicurezza ed alle regole firewalla attivate, anche da remoto. KnowledgeTree deve essere installato su un solo server aziendale.
- workflow personalizzabile dagli stessi utenti
- registrazione della history di ogni azione compiuta sul documento
- ricerca ipertestuale per files di diversi formati (MS Word, MS Excel, PDF, HTML, etc)
- forums specifici per ogni singolo documento
- dashboard personalizzata per ogni singolo utente che può in tal modo visualizzare tutti i documenti pendenti, quelli scaricati, i collegamenti, etc.
- ricerca dei documenti per keywords e full text

KnowledgeTree funge da deposito centralizzato (in inglese, "repository") dei documenti elaborati dai vari soggetti all'interno dell'azienda. I documenti vengono conservati nelle diverse versioni, sulla base dei rispettivi contenuti.
L'applicazione può, in questo modo, registare una sorta di "cronologia" di tutti gli interventi apportati, nel corso del tempo, sul medesimo documento.

KnowledgeTree viene veicolato in tre differenti versioni: Open Source Edition, SMB Edition ed Enterprise Edition. Le ultime sono sono commerciali, a pagamento, mentre la prima è la versione che non implica costi di download, installazione ed utilizzo.
SMB ed Enterproise Edition sono versioni certificate di Knowledge Tree messe a punto a partire dalla versione opensource, arricchite di funzionalità ancor più evolute. Citiamo, ad esempio l'insieme di strumenti che consentono di interagire con il repository di KnowledgeTree da Microsoft Office od attraverso la shell di Windows. Solo acquistando le versioni commerciali, inoltre, è possibile effettuare - ad esempio - una scansione diretta di documenti nell'archivio centralizzato gestito mediante KnowledgeTree.

Il nostro articolo si propone di illustrare le principali funzionalità della versione opensource, dall'installazione e configurazione del prodotto sino alle varie modalità d'utilizzo.

Uno degli aspetti principali nella fase di configurazione di KnowledgeTree consiste nella definizione di account utente, di gruppi e, soprattutto, dei relativi permessi.
I gruppi possono contenere uno o più utenti mentre le cosiddette "unità" sono state ideate per riflettere la struttura dell'organizzazione aziendale (ad esempio, "risorse umane", "qualità e sicurezza", "produzione", "management" e così via).
Gruppi diversi ("tecnici reparto", "commerciale",...) possono avere utenti in comune ed uno o più gruppi possono essere a loro volta inseriti all'interno di un'unica "unità".
Accedendo a KnowledgeTree nella modalità amministrativa, l'amministratore o gli amministratori delle singole unità possono visualizzare, rispettivamente, tutti i contenuti memorizzati nell'intero sistema od all'interno della specifica unità.

In termini di permessi, KnowledgeTree consente di attivare, per singoli documenti od interi gruppi di essi, una modalità "sola lettura", "scrittura" (l'utente può modificare il documento ed i relativi metadati) nonché gli attributi "aggiungi cartella" ed "elimina".

Riassumiamo per punti i passi che conducono al corretto utilizzo del software per la gestione documentale:

1. Login come amministratore
1.1. Per effettuare il primo login dopo l'installazione del prodotto utilizzare username e password predefinite.
1.2. A login effettuato modificare la password di default con una a propria scelta sufficientemente complessa.
2. Verifica della licenza d'uso.
2.1. Verificare che il pacchetto risulti installato con la licenza d'uso prescelta (opensource, SMB, Enterprise).
3. Configurazione dei plug-in
3.1. Selezionare o deselezionare i plug-in da attivare o disattivare
4. Configurazione del "repository" (archivio documentale centralizzato)
4.1. Definizione di metadata e tipi di documento
4.1.1. Aggiungere i vari tipi di documento da trattare
4.1.2. Specificare l'insieme dei campi presenti nei vari tipi di documento
4.1.3. Associare i vari insieme di campi personalizzati ai tipi di documento predefiniti
4.1.4. Attivare i vari tipi di documento
4.2. Impostare la struttura delle cartelle per la gestione dei documenti
5. Configurare i processi decisionali
5.1. Aggiungere workflow personalizzati e specificarne i dettagli
5.2. Impostare l'assegnazione automatica di un processo a seconda del tipo di documento
6. Importazione dei documenti nell'archivio centralizzato
7. Impostazione di altre preferenze a livello amministrativo (memorizzazione delle ricerche effettuate, configurazione delle schermate visualizzate agli utenti, dei vari messaggi, ecc...)
8. Aggiunta di utenti e gruppi (inserimento manuale od a partire da una sorgente quale un server LDAP/AD)
9. Definizione dei permessi
10. Creazione dei profili utente
11. Configurazione dei permessi
12. Configurazione dei ruoli
13. Formazione degli utenti che dovranno servirsi di KnowledgeTree.



Prima di cimentarsi nella configurazione di KnowledgeTree, il consiglio è quello di iniziare col definire un ordinamento sistematico dei documenti dell'azienda. Per l'organizzazione dei contenuti in KnowledgeTree, questa attività potrebbe essere riassunta come la distribuzione dei contenuti da gestire secondo una struttura gerarchica formata da relazioni padre-figlio.

Per quanto riguarda la configurazione vera e propria del prodotto, il file config.ini, contenuto nella cartella in cui è stato installato KnowledgeTree, raccoglie tutte le informazioni che regolano il comportamento di questo software per la gestione documentale. Nelle varie sezioni del file .ini, vengono specificati il database utilizzato (MySQL), i dettagli relativi al login, le varie cartelle di riferimento di KnowledgeTree e così via.
Modificando il parametro companylogo è possibile sostituire il logo di default con il marchio aziendale: questo verrà poi visualizzato in ogni pagina di KnowledgeTree.
Tra le varie impostazioni, riveste un'importanza fondamentale la sezione [email] attraverso la quale l'amministratore ha la possibilità di specificare i dati relativi all'utilizzo di un server SMTP. In questo modo si potrà fruire del sistema di messaggistica interno od attivare l'invio di report tecnici alla persona preposta alla gestione della piattaforma KnowledgeTree.


  1. Avatar
    GabrieleF
    19/12/2011 00.45.54
    Ma questo software non lo si trova proprio Open Source !!!
  2. Avatar
    Dotcom
    26/06/2010 12.28.18
    Oltre al software descritto in questo articolo, vi segnaliamo altre soluzioni per la gestione documentale open source proposte dalla Dotcom srl di Trieste. Software specializzati per gestione documenti, archiviazione ottica, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica e controllo di gestione come Alfresco, Right fax, Kofax, DocPA, Easybiz e altri.
  3. Avatar
    cold80
    10/05/2010 11.51.42
    Vi consiglio anche di guardare M-Files, un software di archiviazione e gestione documetale integrato con Windows che ha comunque un'interfaccia web, ne caso si abbia bisogno di utilizzarlo da sistemi diversi tipo Unix, Linux, Mac, ecc. Esiste una versione Express che è completamente gratuita. Il sito in italiano è:

    http://archiviazione-gestione-documenti.it
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