Outlook: file PST corrotto oltre 50 GB? Come recuperare email, riparare e dividere l’archivio

Nel mondo Microsoft, la gestione della posta elettronica su client desktop è storicamente basata su un insieme di formati proprietari progettati per consentire l’accesso offline ai dati e l’archiviazione locale dei messaggi. Tra questi, l’archivio in formato PST (Personal Storage Table) rappresenta uno degli elementi più longevi e, allo stesso tempo, più delicati dal punto di vista operativo. Lo confermano gli incidenti che interessano di frequente molte aziende e tanti professionisti: il file PST cresce a dismisura, ad esempio oltre i 50 GB di peso, ed evidenzia segnali di corruzione.

Il file PST è un contenitore locale che Outlook usa come archivio o anche come store primario della posta. Nella pratica operativa, un PST molto grande non è solo “pesante”: è un single point of failure. Quando cresce fino a decine di gigabyte, l’affidabilità degrada per motivi strutturali (indici, tabelle interne, frammentazione logica, lock del file, I/O intensivo) e aumentano i casi in cui un incidente all’apparenza banale (spazio insufficiente, copia interrotta, scritture concorrenti, antivirus, sincronizzazione “live”) si traduce in un danneggiamento.

Anatomia del problema: dimensione, limiti e comportamento dell’archivio di Outlook

Quando Outlook tenta di montare un PST e va in crash o si chiude immediatamente, il segnale è pessimo: può indicare che la struttura interna del file (header, B-tree, tabelle) presenta incoerenze tali che la fase di mount o indicizzazione iniziale fallisce. In questi casi, forzare riparazioni ripetute sull’originale può trasformare un danno parziale in un danno definitivo.

Microsoft documenta i parametri di dimensione degli archivi PST tramite chiavi di registro (MaxLargeFileSize, WarnLargeFileSize, ecc.). In molte installazioni moderne il valore di default è intorno a 51.200 MB (50 GB) per i file “Large” (Unicode PST).

Va però tenuto a mente un aspetto importante: al crescere della dimensione aumentano latenza, probabilità di incoerenze dell’indice e tempi di manutenzione interna (compattazione, ricerche, indicizzazione). In altre parole: anche quando si fosse sotto il limite dei 50 GB, si potrebbe essere a rischio.

Creare due copie di backup del file PST

Chi affronta un problema con il file PST di Outlook di solito si lancia subito a provare ScanPST. È comprensibile, ma tecnicamente rischioso se fatto sull’unica copia.

ScanPST, noto anche come Inbox Repair Tool, è lo strumento ufficiale fornito da Microsoft per diagnosticare e correggere errori logici nei file PST e OST. È integrato nelle installazioni di Outlook e rappresenta il primo livello di intervento quando si sospetta una corruzione del file dati.

L’utilità Microsoft è progettata per analizzare la struttura interna dei file PST/OST e individuare:

• incoerenze nelle tabelle interne,
• errori negli indici dei messaggi,
• problemi nella gerarchia delle cartelle,
• riferimenti danneggiati tra oggetti e metadati.

Il suo obiettivo non è ripristinare perfettamente ogni dato ma rendere il file nuovamente montabile in Outlook, consentendo così all’utente di accedere almeno ai contenuti recuperabili.

Dove si trova ScanPST

ScanPST non è presente nel menu Start, ma si trova nella cartella di installazione di Outlook. Il percorso varia in base alla versione e all’architettura (32/64 bit).

I percorsi più comuni sono i seguenti:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

Per versioni precedenti (Office 2013, 2010) la cartella può essere Office15 od Office14.

Microsoft raccomanda esplicitamente di fare backup del file dati prima di usare Inbox Repair Tool.

Cosa fare prima di usare ScanPST

Un approccio corretto è più simile a una procedura di data recovery. Innanzi tutto, è bene congelare l’originale: niente riparazioni, niente mount, niente tentativi ripetuti.

Il lavoro deve essere svolto soltanto su una “working copy” e almeno una “cold copy” intoccabile.

Va anche considerato il caso in cui una copia possa essere incompleta o alterata da errori I/O. In contesti professionali, l’integrità si valida con checksum (SHA-256) e con verifiche sull’unità di memorizzazione (dati SMART, log eventi). Se un tentativo di recupero peggiorasse la situazione, è possibile tornare alla copia integra e cambiare strategia.

Uso “professionale” di ScanPST: riparare per esportare

Quando si ha a che fare con file PST di grandi dimensioni, ScanPST va considerato un mezzo per raggiungere uno stato in cui sia possibile avviare Outlook, almeno per sessioni brevi.

L’obiettivo è avviare l’esportazione dei dati in file PST più piccoli, eliminare cartelle non critiche (spam, cestino, allegati pesanti), compattare e ridurre l’archivio.

Se l’idea fosse quella di limitarsi a riparare l’archivio PST e lasciarlo così com’è, ci si sta semplicemente preparando all’incidente successivo.

Durante la riparazione, ScanPST crea un file .BAK: può contenere elementi dell’archivio Outlook che la versione riparata non espone correttamente. È un ulteriore motivo per lavorare su copie e conservare ogni versione derivata.

La leva dei limiti: MaxLargeFileSize / WarnLargeFileSize

Microsoft descrive l’uso di chiavi di registro per configurare i limiti di dimensione di file PST e OST. Il punto da tenere a mente è che se le dimensioni sono vicine al valore limite, Outlook può evidenziare problemi. L’aumento del valore limite non serve per “tenere un PST da 100 GB”, ma per avere un margine di manovra importante utile per aprire il file e salvare i dati in archivi più piccoli.

Le voci principali su cui lavorare, all’interno della chiave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<versione>\Outlook\PST, sono quattro ma nelle versioni moderne (da Outlook 2010 a Microsoft 365) si utilizzano quasi esclusivamente quelle relative ai file Unicode (Large format), cioè MaxLargeFileSize e WarnLargeFileSize. Le altre due chiavi il vecchio formato ANSI e sono ormai rilevanti solo in contesti legacy.

Bisogna tuttavia agire sui limiti, aumentandoli, solo dopo aver messo in sicurezza le copie di backup e definito un piano di esportazione dei dati immediato.

Come suddividere (spezzare) un file PST di grandi dimensioni in Outlook

Quando un file .PST supera dimensioni elevate (20–50 GB o più), non solo diventa lento e instabile, ma aumenta anche il rischio di corruzione e perdita di dati. La soluzione corretta consiste nel dividerlo in più archivi più piccoli, organizzati per anno, progetto o tipologia di contenuto.

Si crea innanzitutto un nuovo file dati tramite File, Impostazioni account, File di dati, Aggiungi, assegnando un nome coerente con il criterio scelto (ad esempio Archivio_2025.pst), quindi si riproduce nel nuovo PST la stessa struttura di cartelle del file originale.

A questo punto si selezionano i messaggi da spostare filtrandoli per data o per contenuto (ad esempio tutte le email dell’anno 2025 o di un determinato progetto) e li si trascina nel nuovo archivio oppure li si sposta tramite il comando Sposta in una cartella. Outlook trasferisce così i messaggi mantenendo allegati, intestazioni e relazioni.

L’operazione va ripetuta creando più PST (per anno o per area operativa) fino a riportare il file principale a una dimensione sostenibile.

In alternativa, quando il PST è ancora stabile ma molto voluminoso, è possibile usare la procedura di esportazione guidata (File, Apri ed esporta, Importa/Esporta, Esporta in un file, PST) selezionando cartelle specifiche e filtri temporali per generare archivi separati.

Completata la suddivisione, il file originario va compattato per recuperare spazio inutilizzato. Tutti i nuovi PST devono essere salvati su storage locale affidabile e sottoposti a backup. Eventuali modifiche ai limiti mediante il registro di sistema, così come visto in precedenza, vanno considerate solo come misura temporanea per consentire l’apertura e l’esportazione dei dati, non come soluzione permanente.

Quando Outlook non si apre: estrazione “a freddo” e recupero del contenuto

In molti incidenti, la strategia migliore è bypassare Outlook: se l’obiettivo aziendale è “recuperare le email”, non è obbligatorio farlo passando dall’applicazione che manifesta problemi all’apparenza irrisolvibili.

Se ricorrendo a un’applicazione open source come XstReader si riescono a vedere le email di Outlook, significa che c’è ancora molta struttura leggibile. In questi casi, spesso conviene cambiare obiettivo provvedendo a estrarre i contenuti dal file PST nel formato più portabile possibile.

XstReader è uno strumento che non solo permette di visualizzare il contenuto del file PST ma anche di avviare un’esportazione.

Per estrazioni massicce (ad esempio per esportare tutto in .EML, indicizzare, ricostruire), la libreria Python libpff è una scelta comune in ambito tecnico. È una soluzione più da sviluppatori ma garantisce il massimo controllo: si possono estrarre metadati, corpo, allegati, e poi importare i file .EML in un client o in un archivio vero.

Se l’azienda o il professionista rischiassero di perdere anni di corrispondenza, il costo di un tool serio è spesso inferiore al costo “umano” del disastro. In questi casi i tool commerciali (Kernel, Stellar,…) a volte riescono a ricostruire porzioni dell’archivio Outlook corrotto che ScanPST non gestisce.

Un nemico silenzioso: sincronizzazione e storage “non supportato”

Una parte importante degli incidenti con file PST danneggiati nasce da dove il file è conservato e da chi lo gestisce.

Microsoft (anche tramite risposte ufficiali/tecniche) ribadisce che collocare un PST attivamente utilizzato su posizioni cloud/LAN (i.e. OneDrive o storage di rete) non è supportato e aumenta il rischio di corruzione.

Il punto non è OneDrive in sé: è il modello di scrittura del PST (continui update e lock) che entra in conflitto con la logica di sincronizzazione/versioning e con latenze di rete. Se in azienda ci sono policy di backup “live” o agent che scansionano il file mentre è in uso, il rischio sale ancora.