Quali sono le differenze tra Office 2019 e Microsoft 365

La maggior parte degli sviluppatori sta spingendo da anni sulla filosofia SaaS (Software-as-a-Service): si tratta di un modello che prevede la fornitura di un’applicazione o di un servizio attraverso al rete Internet. Di solito il cliente installa in locale soltanto i componenti che sono necessari per colloquiare con i server remoti dello sviluppatori mentre tutte le funzionalità sono messe a disposizione via Internet.
Si tratta di un approccio che affonda le sue radici nel cloud con buona parte delle elaborazioni che dal sistema dell’utente si spostano sui server dello sviluppatore.

Microsoft 365 è un servizio in abbonamento mensile o annuale che l’azienda di Redmond fornisce ai clienti, siano essi utenti privati, professionisti, piccole e grandi imprese. Fino ad aprile 2020 il prodotto era chiamato Office 365 per poi essere rinominato in Microsoft 365 in forza dei molteplici servizi aggiuntivi basati sul cloud che sono stati inseriti accanto alla suite per l’ufficio vera e propria.

Le principali differenze tra Office 2019 e Microsoft 365

1) Licenza e durata del supporto. Nel caso di Microsoft 365 la suite per l’ufficio e gli altri componenti vengono messi a disposizione degli utenti a fronte del versamento di un canone mensile o annuale. Si tratta di un abbonamento il cui costo dipende dalla versione scelta e dal numero di persone che lo utilizzeranno.

La licenza di Office 2019 è legata al singolo dispositivo come per tutti i software “tradizionali”: il Product Key che si inserisce generalmente permette l’installazione solo sul singolo PC e non può essere utilizzato su altri sistemi, pena l’invalidazione della licenza.
Nell’articolo Come trasferire licenza Office su un altro PC abbiamo visto com’è possibile spostare la licenza da un computer all’altro.

Il costo della licenza di Office 2019 va versato “una tantum” (nell’articolo Dove e come acquistare Office a prezzo scontato abbiamo visto come acquistare licenze a prezzo scontato) mentre Microsoft 365 prevede il versamento del canone di abbonamento su base mensile o annuale.

La licenza di Office 2019 è inoltre “perpetua” nel senso che tutti i componenti della suite per l’ufficio possono essere utilizzati a tempo indeterminato, senza alcuna scadenza. L’unico problema è che Office 2019 sarà supportato con il rilascio di aggiornamenti ufficiali (compresi quelli relativi ad eventuali problematiche di sicurezza) fino a ottobre 2025 (vedere queste pagine). Successivamente, quindi, Microsoft non rilascerà più alcuna patch ufficiale, neppure quelle relative alla sicurezza.
Di solito Microsoft tende comunque a distribuire aggiornamenti in via eccezionale per le problematiche di sicurezza più gravi anche dopo la fine del supporto “extended” e prevede il programma a pagamento ESU per i professionisti e le imprese che desiderassero continuare a ricevere le patch mensili (la durata massima del programma ESU è fissata in 3 anni e prevede il versamento di canoni annuali di entità crescente dal primo al terzo anno).
Un’azienda specializzata nella sicurezza informatica come Acros Security mette a disposizione (anche gratuitamente con 0patch) correzioni per le vulnerabilità non risolte da Microsoft, con particolare riferimento ai software non più supportati: Aggiornamento di Windows 10, Windows Server e degli altri software anche quando non sono disponibili patch ufficiali.

I programmi Office che compongono Microsoft 365 sono invece sempre supportati e aggiornati per tutta la durata dell’abbonamento attivato dall’utente.

Attivando un abbonamento Microsoft 365, inoltre, si potrà usare l’app Office sui dispositivi mobili senza alcuna limitazione. Come abbiamo visto nell’articolo Word gratis: come utilizzarlo senza spendere un centesimo, infatti, l’app Office scaricabile e installabile attraverso Google Play Store su Android e App Store su iOS e iPadOS, non permette di modificare e salvare i documenti sui dispositivi dotati di display di dimensioni superiori a 10,1 pollici. Con un abbonamento Microsoft 365 questa limitazione sparirà.

2) Aggiornamento della suite Office e ricezione di nuove funzionalità. Nel caso di Office 2019 l’utente non riceve mai aggiornamenti significativi delle funzionalità.
Ciò significa che Word, Excel, PowerPoint e gli altri programmi restano cristallizzati al momento in cui si installa per la prima volta Office.

Certo, fintanto che Office 2019 rimane supportato da Microsoft si riceveranno tutti gli aggiornamenti e le patch correttive sul versante sicurezza attraverso Windows Update ma non verranno introdotte novità sostanziali.

Questo non è un bene perché ad esempio gli sviluppatori Microsoft sono soliti inserire spesso nuove funzionalità nei programmi della suite per l’ufficio. Alcune di esse fanno sempre più uso di algoritmi basati sull’intelligenza artificiale che in ambito aziendale, soprattutto quando ci si trova a lavorare con grosse moli di dati, fanno la differenza.

Di contro Microsoft 365 viene sempre costantemente mantenuto aggiornato: gli utenti ricevono sempre le ultime funzionalità aggiunte alla suite per l’ufficio e possono quindi sfruttare caratteristiche e funzioni che l’azienda di Redmond ha appena presentato.

Non è infrequente che Microsoft inserisca alcune funzionalità tratte dalla sua suite cloud in Office Online (le versioni di Word, Excel, PowerPoint fruibili gratuitamente da browser web senza installare nulla; qui ci siamo concentrati sul funzionamento di Word Online: Word online: come funziona. Caratteristiche e differenze con il programma) mentre Office 2019 continua a rimanerne privo.

3) Numero di utenti che possono usare Office. Con Office 2019 di solito un solo utente può usare il programma. In realtà possono farlo anche altri utenti a patto che però utilizzino sempre e solo lo stesso dispositivo sul quale Office 2019 è installato.
La licenza è infatti legata alla macchina e non agli account utente: Office 2019 è utilizzabile da tutti gli account utente configurati sullo stesso dispositivo.

Con Microsoft 365 ogni utente può installare i programmi del pacchetto Office su un numero illimitato di dispositivi. A seconda del piano sottoscritto, però, Office non può essere contemporaneamente eseguito e utilizzato su un numero di dispositivi superiore a quello indicato (di solito 5). Se si avesse la necessità di usare uno o più programmi del pacchetto Office su un altro PC bisognerà necessariamente provvedere al logout su uno degli altri device utilizzati.

I piani di abbonamento Personal e Family di Microsoft 365 sono quelli destinati agli utenti privati: nel primo caso soltanto un utente può usare il prodotto; nel secondo è previsto il limite di 6 utenti (vedere Annunciati i nuovi pacchetti Microsoft 365 Personal e Microsoft 365 Family).
Per le aziende sono invece previsti piani differenti a partire da 4,20 euro al mese per utente (vedere questa pagina).

4) Collaborazione online e funzionalità basate sul cloud. Diversamente rispetto a Office 2019, Microsoft 365 massimizza le possibilità di collaborazione e editing collaborativo dei documenti. Ciò significa che più utenti possono modificare simultaneamente gli stessi file e ciascuno di loro può sempre sapere in quale parte del documento stanno lavorando i colleghi.

Microsoft 365 include inoltre almeno 1 TB di spazio sul servizio di storage cloud OneDrive per ciascun utente, la soluzione Family Safety per proteggere la famiglia sia nel mondo digitale sia in quello reale nel caso del piano Family, la versione più evoluta della piattaforma per la collaborazione e le videoconferenze Teams.

Suggeriamo anche la lettura dell’articolo Scaricare Office 2019, Office 2016 e Office 365 in italiano dai server Microsoft.