lunedì 6 febbraio 2017 di Michele Nasi 25010 Letture

Come inviare file pesanti via email

Uno dei problemi più comuni quando si lavora con la posta elettronica consiste nell'invio di file pesanti via email. I vari provider pongono infatti dei limiti sulle dimensioni degli allegati che possono essere inviati o ricevuti via email.

Come fare, allora, per inviare file pesanti via email? Come mandare allegati pesanti?

La dimensione massima degli allegati accettata da Google Gmail è ad esempio pari a 25 MB. Ciò significa che non è possibile inviare e ricevere allegati più pesanti di 25 MB.
Altri fornitori del servizio di posta elettronica, tuttavia, possono applicare restrizioni differenti.
A titolo meramente esemplificativo, le caselle di posta di TIM (ad esempio Alice) accettano allegati pari a 30 MB; Libero, Yahoo! e Hotmail permettono l'invio e la ricezione di allegati fino a 25 MB.

Se si prova a inviare allegati pesanti via email, tipicamente si riceverà un messaggio d'errore mail delivery subsystem. Aprendo tale messaggio, sarà chiaro il riferimento alla mancata consegna per via delle dimensioni dell'allegato (indicazione Message size exceeds fixed maximum message size o similari).


Inviare file pesanti via email con i servizi di storage dei fornitori

Gmail e Outlook.com sono strettamente legati ai rispettivi servizi di storage online: Google Drive nel primo caso, OneDrive nel secondo.

Ciò significa che entrambi i servizi forniscono gli strumenti giusti per inviare file pesanti via email senza aggiungere allegati al messaggio di posta.

Nel caso di file di grandi dimensioni, infatti, sia Gmail che Outlook.com permettono di caricare gli allegati sul cloud (su Google Drive o OneDrive) e di inserire nell'email solamente un riferimento ai file da scaricare.

Questo approccio ha un duplice vantaggio: in primis, ovviamente, si potrà superare la limitazione imposta dai fornitori di posta evitando, ad esempio, il rischio che l'email inviata possa “tornare indietro” e non essere recapitata.
Per secondo, si dispenserà il destinatario dell'email dal dover scaricare un'email molto pesante.

Specie chi utilizza il protocollo POP3 (e non il più “moderno” IMAP; vedere Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta) potrebbe essere costretto a scaricare il messaggio pesante, insieme con l'allegato di grandi dimensioni, per poter leggere le altre email contenute nella casella di posta (a meno che non utilizzi una webmail od un software come MailWasher).

In Google Gmail, nella finestra di composizione del messaggio, è possibile cliccare sull'icona Inserisci file utilizzando Drive. Così facendo, il file di grandi dimensioni non sarà inviato come allegato all'email ma sarà caricato sui server di Google, all'interno del proprio account Drive.
Nell'email Google provvederà ad inserire automaticamente un link per il download del file di grandi dimensioni.

Come inviare file pesanti via email

Gmail visualizzerà la finestra che segue. Trascinandovi i file da caricare su Drive o cliccando sul pulsante Seleziona file dal tuo computer, si potrà effettuare l'upload dei file da rendere scaricabili attraverso l'email.

Come inviare file pesanti via email

A caricamento terminato, il link per il download del file da Google Drive apparirà nel corpo del testo del messaggio.

Come inviare file pesanti via email

Cliccando su Invia, Gmail presenterà il messaggio seguente:

Come inviare file pesanti via email

Lasciando l'opzione Chiunque abbia il link può visualizzare, il destinatario dell'email, pur non disponendo di un account Google, potrà effettuare senza problemi il download del file condiviso.

Cliccando su Altre opzioni e scegliendo l'opzione I destinatari di questa e-mail: può visualizzare, il destinatario o i destinatari del messaggio di posta potranno scaricare i file dall'account Drive solo ed esclusivamente se il loro indirizzo email corrisponde ad un account Google.

Come inviare file pesanti via email

Nel primo caso (Chiunque abbia il link), qualunque utente che sia in possesso del link facente riferimento all'account Drive (e riportato nel corpo del messaggio) potrà tranquillamente scaricare i file.
Nel secondo caso, invece, i file caricati su Google Drive saranno condivisi (e quindi saranno scaricabili) solo con gli utenti che, dopo aver fatto clic sul link contenuto nell'email, effettueranno il login al proprio account Google. Per poter scaricare i file, inoltre, l'indirizzo email con cui effettueranno il login, dovrà necessariamente corrispondere con quello specificato nel campo Destinatario ("A") di Gmail.

Come può scaricare gli allegati pesanti il destinatario che non possiede un account Google

Come abbiamo spiegato in precedenza, quando si condivide un file usando Google Drive, selezionando Chiunque abbia il link, il destinatario non dovrà neppure possedere un account Google.

Selezionando I destinatari di questa email e, accanto, Può visualizzare, i destinatari dovranno invece possedere un account Google.

Non è indispensabile che il destinatario utilizzi un indirizzo @gmail.com. Si può associare ad un account Gmail anche un indirizzo e-mail di un altro provider. Bisognerà soltanto fare clic sul link Crea un account.

Come inviare file pesanti via email

Successivamente, quindi, bisognerà fare clic su Preferisco utilizzare il mio indirizzo email corrente.

Come inviare file pesanti via email

Dopo aver associato un account Google al proprio indirizzo di posta, il destinatario potrà così scaricare i file indicati nell'email.


Il mittente troverà tutti i file inviati via email e condivisi con altri utenti nel suo account Drive, facendo riferimento a questa pagina.

Inviare allegati pesanti con Outlook.com e OneDrive

Coloro che utilizzano Outlook.com possono collegarsi con OneDrive, cliccare su Carica e scegliere dal proprio disco fisso i file da condividere.
A questo punto, da Outlook.com, in fase di composizione dell'email (pulsante Nuovo), si potrà selezionare Inserisci, Condivisione da OneDrive.

Come inviare file pesanti via email

Selezionando il file da inviare, Outlook.com provvederà ad inserire un link per il download diretto da OneDrive, esattamente come visto nel caso di Gmail.
Per impostazione predefinita, i file caricati su OneDrive quindi inseriti in un'email saranno accessibili da chiunque possegga il link presente nello stesso messaggio di posta elettronica.

Cliccando sul link inserito nell'email, documenti Office e file PDF vengono automaticamente aperti nel browser utilizzando le app Word Online, Excel Online, PowerPoint Online di Microsoft.

Come inviare file pesanti via email

Spedire file pesanti via email con account diversi da Gmail ed Outlook.com

Nel caso in cui si dovessero spedire file pesanti via email utilizzando account di posta diversi da Gmail ed Outlook.com, è comunque possibile utilizzare servizi come Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box.com e così via per condividere gli elementi non inviabili come semplici allegati.


Il meccanismo è semplice, basta caricare i file di grandi dimensioni su uno dei servizi di storage cloud che abbiamo citato quindi utilizzare la funzione che permette di ottenere il link diretto al file.

Una volta che si conoscerà il link diretto per il download del file caricato sul cloud, basterà copiare il link e incollarlo nel testo dell'email. In questo modo, il destinatario potrà comodamente scaricare il file pesante ricorrendo al browser web.

Nel caso di OneDrive, è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sul file da inviare quindi cliccare su Condividi. Nella finestra successiva, bisognerà cliccare su Ottieni un collegamento accertandosi che sia selezionata l'impostazione Chiunque con questo collegamento può visualizzare questo elemento.

Come inviare file pesanti via email

Facendo clic su Crea link si otterrà il link, da incollare nel corpo dell'email, per consentire al destinatario il download immediato del file condiviso.

OneDrive genererà un "URL corto" facente riferimento al link che permette di accedere al file condiviso.

Come inviare file pesanti via email

Cliccando su Copia quindi premendo CTRL+V all'interno dell'email, si potrà copiare e incollare il link per il download del file.

Successivamente, nel momento in cui si volesse rimuovere la condivisione, basterà selezionare il file dall'interfaccia di OneDrive (cliccare sulla casella tonda che appare alla sinistra del nome) e fare riferimento alla colonna che compare a destra.

Come inviare file pesanti via email

Da qui, basterà cliccare sulla "X" quindi sul pulsante Rimuovi collegamento per eliminare la condivisione e impedire, a chiunque possegga il link, ulteriori download dello stesso file.


Nel caso di Google Drive, la procedura da seguire è sostanzialmente identica: basta infatti caricare su Drive il file da condividere quindi cliccarvi con il tasto destro del mouse e scegliere Condividi.

Come inviare file pesanti via email

Cliccando su Ottieni link condivisibile, Drive genererà un link da incollare nell'email per condividere istantaneamente il file con chiunque sia in possesso dell'URL.

Come inviare file pesanti via email

Anche in questo caso, cliccando su Copia link, l'URL verrà copiato nell'area degli appunti e potrà essere incollato in qualunque email con CTRL+V.

In seguito, per eliminare la condivisione da Google Drive, basterà cliccare nuovamente con il tasto destro del mouse sul file, scegliere Condividi, Avanzate, selezionare Modifica in corrispondenza di Chiunque abbia il link può visualizzare, infine Non attivo, Salva e Fine.

Come inviare file pesanti via email

Un'analoga procedura è applicabile anche dagli utenti di Dropbox cliccando con il tasto destro del mouse su un file e scegliendo la voce Share.

Nell'articolo Google Drive, guida alla condivisione dei file è disponibile una guida alla condivisione dei file con Google Drive.
Interessante anche l'articolo Permessi Google Drive: chi ha accesso ai documenti e ai file? che offre alcune indicazioni per ottenere una lista di tutti i file condivisi con il proprio account Drive.


Servirsi di Thunderbird e Filelink

Chi è solito utilizzare un client di posta come Mozilla Thunderbird per la gestione della posta elettronica, può servirsi della funzionalità FileLink per generare automaticamente i link da inserire nell'email.

FileLink, infatti, è compatibile con i servizi di storage cloud Dropbox e Box. Nel momento in cui si prova ad allegare un file pesanti ad un messaggio di posta, Thunderbird suggerisce di caricarlo sul cloud.

Come inviare file pesanti via email

Cliccando su Collegamento è possibile fare in modo che il file pesante venga automaticamente inviato su Dropbox oppure Box e che un link venga posto nel corpo del messaggio.

Nell'articolo Inviare allegati pesanti: file di grandi dimensioni spedibili senza problemi con alcuni semplici trucchi abbiamo visto da vicino il funzionamento di FileLink.

Strumenti cloud per inviare "al volo" i file pesanti via email

Tutte le metodologie sin qui illustrate hanno il vantaggio di mantenere in qualche modo legato il file condiviso sul cloud all'email del mittente.

Per inviare "al volo" un file pesante, tuttavia, è possibile utilizzare anche alcuni strumenti alternativi. Uno dei migliori è senza dubbio WeTransfer che, senza operare alcun tipo di registrazione, consente di inviare file pesanti fino a 2 GB.
I file inviati (basta specificare indirizzo e-mail del mittente, del destinatario e messaggio da accludere) restano conservati per un periodo di 7 giorni dal momento dell'upload.

Come inviare file pesanti via email

WeTransfer (esistono comunque molti servizi similari) è probabilmente la soluzione migliore quando si ha la necessità di condividere rapidamente un file.


Servizi similari a WeTransfer sono JumboMail, FileMail e pCloud Transfer.

Dal nostro punto di vista, però, apprezziamo maggiormente le soluzioni illustrate precedentemente perché consentono di mantenere massimo controllo sui propri dati e sulla loro riservatezza. Magari adoperando soluzioni crittografiche come quelle illustrate nell'articolo: Proteggere i file su Google Drive, OneDrive e Dropbox con la crittografia.

Accordandosi telefonicamente o attraverso sistemi di messaggistica istantanea, il mittente può trasferire qualunque file pesante al destinatario usando un servizio gratuito come Takeafile: Inviare file pesanti senza appoggiarsi ad alcuna applicazione.

La differenza rispetto agli approcci sin qui presentati è che per avviare il trasferimento dei file pesanti, sia mittente che destinatario dovranno trovarsi contemporaneamente online.

Invitare l'utente remoto a scaricare i file dal proprio sistema

Se si prevede di mantenere collegato il personal computer a lungo, si potrebbe consentire di scaricare i file dal proprio sistema, senza neppure caricarli sul cloud.

Una possibile soluzione consiste nell'utilizzare l'ottimo software gratuito HFS (HFS: condividere file e cartelle con utenti remoti in tutta semplicità).
HFS ha il vantaggio di permettere la protezione dei file con nome utente e password sebbene sia però necessario aprire la porta 80 in ingresso sul router (Aprire porte sul router e chiuderle quando non più necessario).
Inoltre, è importante che l'indirizzo IP del router non cambi, altrimenti l'utente remoto non potrà scaricare i file (valutare l'utilizzo di un IP statico o un servizio Dynamic DNS).
Per sapere che cos'è un servizio Dynamic DNS (DDNS), suggeriamo di fare riferimento all'articolo DDNS: cos'è, come funziona e come utilizzarlo.


Un'alternativa più completa è il pacchetto XAMPP, installabile tranquillamente su macchine Windows: Condividere file online allestendo un web server con XAMPP.

O ancora, è possibile installare e configurare un server FTP con FileZilla Server (Come configurare un server FTP e accedere alla rete locale per condividere i file.

Lo svantaggio delle tre soluzioni sin qui illustrate è che fintanto che il destinatario dell'email non avrà scaricato i file d'interesse dal proprio server (web o FTP che sia), il router dovrà essere mantenuto acceso e collegato alla rete Internet così come la macchina che ospita i file.

Nel nostro articolo Condividere file online: guida pratica abbiamo fatto cenno alla possibilità di condividere file di grandi dimensioni utilizzando un servizio di hosting di tipo tradizionale.
In questo caso, basterà caricare i file in una sottocartella, sul servizio di hosting, ed eventualmente proteggerla con nome utente e password (file .htaccess nel caso delle macchine Linux, web.config nel caso di Windows Server/IIS).