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Word online: come funziona. Caratteristiche e differenze con il programma

Word online: come funziona. Caratteristiche e differenze con il programma

Breve guida alle differenze tra Word online e le versioni più tradizionali del wordprocessor che tutti conosciamo.

Per aprire, modificare e collaborare in tempo reale su documenti Word non è strettamente necessario installare la suite Microsoft Office o LibreOffice in locale.
Certo, le funzionalità messe a disposizione dai due software sono vaste e vengono incontro a qualunque esigenza ma l'utilizzo di Word online non dovrebbe essere sottovalutato.

Accessibile cliccando su questo link previo login con un account utente Microsoft si può aprire qualsiasi documento Microsoft Word ed elaborarlo usando esclusivamente il browser.

Word online: come funziona. Caratteristiche e differenze con il programma

Principali differenze tra Word online e il programma che si installa in locale

La principale differenza tra Word online e le versioni tradizionali consiste nel fatto che si tratta di un'applicazione che funziona da browser web e che gestisce tutti i documenti sul cloud. Anche le modifiche apportate vengono salvate automaticamente online sui server Microsoft e tramite la home page di Word online è possibile ottenere la cronologia dei documenti sui quali si è lavorato.

Usando un account utente Microsoft per accedere a Windows 10, inoltre, tutti i documenti caricati su Word online e le modifiche applicate saranno sincronizzati in locale (così come su tutti gli altri dispositivi ove è configurato il medesimo account Microsoft) grazie a OneDrive.
I file modificati con Word online si troveranno quindi anche in locale premendo la combinazione di tasti Windows+E quindi cliccando sulla voce OneDrive nella colonna di sinistra.
Nell'articolo OneDrive, accedi ai documenti da qualunque luogo e con qualsiasi dispositivo abbiamo anche chiarito il significato delle icone mostrate nella colonna Stato.

Word online può aprire e gestire tutti i principali formati di documenti (Office Open XML quindi .DOCX, ma anche OpenDocument come .ODT), i .DOC (Word 97-2003) ma ad esempio non può aprire direttamente i file PDF (cosa che invece fa Microsoft Word tradizionale).
Per aprire PDF con Word online suggeriamo di effettuare una conversione con strumenti come I Love PDF oppure SmallPDF (vedere Modificare PDF, i migliori strumenti per farlo).


Word online, poi, mostra tutti i documenti usando la modalità di visualizzazione layout di stampa: non sono presenti, ad esempio, il layout web, bozza e struttura.

Word online: come funziona. Caratteristiche e differenze con il programma

Tra le "mancanze" di Word online, l'assenza di righelli e griglie nonché l'impossibilità di aprire documenti protetti da password. Documenti Word che contengono una parte dei contenuti protetti da password potranno essere visualizzati ma non modificati.

Dal momento che Word online salva automaticamente le modifiche, le versioni dei documenti sono gestite ed è possibile ripristinarne una precedente in qualsiasi momento. L'intervento si concretizza però non dall'interfaccia di Word online ma ricorrendo a quella di OneDrive: basta portarsi in questa pagina, cercare il documento Word, cliccarvi con il tasto destro e infine selezionare Cronologia versioni.

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Con un clic sulla colonna di sinistra si potranno "navigare" le versioni precedenti dello stesso file.

Gli strumenti per la formattazione del testo e per la definizione del layout di pagina sono quelli conosciuti. Gli utenti di Word online non possono tuttavia creare nuovi stili ma devono utilizzare solo quelli già presenti.
La struttura delle tabelle viene del tutto conservata in Word online ma non è possibile modificarla così come, ad esempio, non si può intervenire sulla destinazione di un link ipertestuale.
Forme, testi speciali (ad esempio WordArt), le SmartArt, le equazioni, le scritte a penna ("ink") sono pienamente supportate in Word online ma l'utente non ha la facoltà di ridimensionarle o di riposizionarle.


Word online non permette di aggiungere nuovi sommari o tabelle dei contenuti ma si limita a gestire quelli eventualmente già presenti nel documento.

In Word online, infine, le macro non funzionano (e per alcuni potrebbe essere una buona notizia): l'applicazione web permette di visionarne la struttura ma esse non vengono mai eseguite.

Come usare Word online

Quando si accede a Word online ci si troverà una versione minimalista del menu "ribbon" che contraddistingue la versione per sistemi desktop.
I documenti possono essere aperti con Word online previo caricamento su OneDrive oppure memorizzandoli, in Windows 10, nella cartella di OneDrive come detto in apertura. A questo punto si potrà usare il menu File Apri.

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I documenti creati con Word online possono essere scaricati in formato .DOCX, .ODT oppure come file PDF; si possono anche stampare direttamente.

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Cliccando sul pulsante Modifica in alto è possibile attivare anche la modalità Revisione per aggiungere commenti e suggerire modifiche o gestire il documento in sola lettura.


Le intestazioni e il pié di pagina sono gestibili con Word online cliccando sull'apposito pulsante nella sezione Inserisci del menu. Tali informazioni, pur aggiunte al documento non verranno però visualizzate "in linea". Esportando ad esempio il documento come PDF si vedranno subito comparire intestazioni e pié di pagina.

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È infine importante sottolineare che Word online non integra l'opzione per incorporare i font di carattere nel documento. L'applicazione web consente di usare qualunque font OTF e TTF installato sul sistema locale ma lo ingloba nel documento: altri utenti che aprissero lo stesso documento Word su dispositivi diversi potrebbero non vedere comparire il layout corretto.
Ne abbiamo parlato nell'articolo Fonts o tipi di carattere per documenti Word e PDF.


Vale la pena cliccare sulla voce di menu Componenti aggiuntivi che consente di ampliare le funzionalità di Word online con l'eventuale installazione di add-on realizzati da terze parti.

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