ONLYOFFICE 9.1: Suite Ufficio con editor PDF, AI e Collaborazione in tempo reale, senza vincoli proprietari

Disporre di strumenti affidabili, sicuri e flessibili per creare, modificare e condividere documenti è oggi sempre più essenziale. ONLYOFFICE si distingue dalle tradizionali suite chiuse per l’ufficio, come Microsoft Office e Google Workspace, offrendo piena libertà, collaborazione avanzata e sicurezza ai massimi livelli.

A differenza dei software proprietari, ONLYOFFICE è open source, senza pubblicità e con la possibilità di essere ospitata su server propri, garantendo il controllo completo sui dati aziendali.

Grazie a funzionalità avanzate di co-editing, gestione dei permessi, editing di PDF e moduli compilabili, nonché all’integrazione con strumenti AI per generare testi, immagini e codice, ONLYOFFICE trasforma il lavoro quotidiano in un’esperienza efficiente, sicura e personalizzabile.

Perché scegliere ONLYOFFICE come suite per l’ufficio

Optare per ONLYOFFICE significa adottare una suite modulare, sicura e compatibile con qualsiasi dispositivo, capace di adattarsi sia alle esigenze di piccole imprese sia di grandi organizzazioni, senza vincoli imposti da licenze proprietarie o costi occulti. Per questi motivi, ONLYOFFICE rappresenta la scelta intelligente per un ufficio moderno e libero.

ONLYOFFICE non è solo una piattaforma per creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni: è un ambiente completo per la collaborazione in tempo reale, con strumenti avanzati per la condivisione sicura dei file, il tracciamento delle modifiche, i commenti e le menzioni.

Grazie alla sua natura aperta, le aziende mantengono pieno controllo sui loro dati, potendo scegliere se utilizzare il cloud pubblico o una soluzione on-premises, con la certezza di rispettare i più alti standard di sicurezza e privacy. La suite integra inoltre funzionalità AI avanzate, capaci di automatizzare attività quotidiane come la correzione dei testi, la traduzione, la generazione di contenuti e persino la creazione di codici o immagini, aumentando la produttività senza sacrificare qualità o precisione.

ONLYOFFICE offre anche ampie possibilità di integrazione con le piattaforme aziendali più diffuse, permettendo di lavorare senza soluzione di continuità all’interno degli strumenti già in uso.

Una suite completa, dalla A alla Z

ONLYOFFICE offre tutto ciò che serve per gestire i documenti nel lavoro quotidiano, e anche qualcosa in più:

• Editor di testo – pienamente compatibile con i formati Microsoft e OpenDocument, consente di scrivere, revisionare e collaborare in tempo reale. Include la cronologia delle versioni e la protezione con password.
• Foglio di calcolo – supporta formule avanzate, tabelle pivot, grafici interattivi, strumenti di analisi e macro per automatizzare le operazioni.
• Presentazioni – non solo per le slide tradizionali: integra strumenti pensati per il lavoro di gruppo e la co-creazione.
• PDF Editor – permette di modificare i file PDF direttamente, aggiungere firme elettroniche e gestire moduli compilabili, senza ricorrere a software esterni.
• Moduli compilabili – ideali per creare questionari, contratti e documenti interattivi da condividere o firmare digitalmente.
• Visualizzatore di diagrammi – consente di aprire e navigare file Visio (VDX, VSDX, VSSX), una funzione preziosa in contesti aziendali e tecnici.

Tutti gli editor sono disponibili sul Web, su desktop (Windows, Linux e macOS) e su dispositivi mobili (Android e iOS), offrendo un’interfaccia coerente e familiare su ogni piattaforma.

Massima compatibilità con i documenti Microsoft Office

Rispetto ad altre suite, anche libere, ONLYOFFICE offre una migliore compatibilità nativa con i formati Microsoft, riducendo la necessità di conversioni e garantendo una maggiore fedeltà nella visualizzazione e modifica dei documenti.

ONLYOFFICE supporta nativamente i formati Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx), garantendo un’accurata rappresentazione e modifica dei file creati con Microsoft Word, Excel e PowerPoint.  Il supporto include anche formati avanzati come DOTX (modelli di Word) e XLTX (modelli di Excel).

Per molti altri formati, compresi ODT (OpenDocument), RTF e HTML, ONLYOFFICE effettua una conversione interna in formato OOXML durante l’editing. Il processo assicura che le modifiche siano preservate in modo coerente, anche se in taluni casi potrebbe verificarsi una perdita parziale delle formattazioni più complesse.

Nel repository GitHub di ONLYOFFICE potete trovare la lista dei formati supportati dalla suite per l’ufficio.

L’AI che aumenta la produttività

Uno degli elementi più innovativi di ONLYOFFICE è l’assistente AI integrato, progettato per andare ben oltre le funzioni di scrittura automatica. Con un semplice clic è possibile:

• Riscrivere, semplificare o correggere testi, e tradurli in più lingue.
• Generare riassunti e individuare i concetti chiave di documenti complessi.
• Creare immagini partendo da una descrizione testuale.
• Riconoscere il testo in PDF scansionati o immagini tramite OCR.
• Automatizzare i fogli di calcolo con formule generate in linguaggio naturale, riepiloghi di dati e macro create su richiesta.
• Impartire comandi rapidi per formattare, strutturare o arricchire un documento in pochi secondi.

A differenza delle soluzioni chiuse, ONLYOFFICE garantisce massima libertà nella scelta del modello AI: è possibile collegare servizi come OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude, Mistral, Groq o Together AI, oppure utilizzare modelli locali eseguibili interamente offline (avvalendosi ad esempio di strumenti o runner quali Ollama o LocalAI).

In questo modo si sfrutta la potenza dell’intelligenza artificiale mantenendo il pieno controllo sulla riservatezza dei dati, un vantaggio essenziale per chi opera in ambiti regolamentati come sanità, Pubblica Amministrazione e istruzione.

L’interazione con l’AI avviene tramite due modalità principali: Ask AI, un pannello fluttuante che permette di inviare prompt direttamente sul testo selezionato e il menu contestuale, che consente di applicare operazioni rapide come riassunti, traduzioni, correzione grammaticale o generazione di nuovi contenuti senza uscire dal documento.

Per i compiti complessi, è possibile combinare più modelli AI, assegnando ad esempio uno specifico modello per l’analisi linguistica e un altro per la sintesi dei contenuti. Inoltre, gli utenti avanzati possono configurare parametri personalizzati per i prompt, impostando azioni automatiche come la sostituzione del testo originale, la creazione di nuove sezioni o l’aggiunta di annotazioni.

Sicurezza e sovranità digitale al centro

In ONLYOFFICE la sicurezza è un principio fondante. La natura aperta della suite garantisce trasparenza totale: ogni riga di codice può essere verificata, contribuendo a creare fiducia e a prevenire vulnerabilità nascoste.

La piattaforma consente di mantenere il pieno controllo sui dati, offrendo la possibilità di scegliere liberamente dove ospitarli: sui server aziendali, in un cloud privato o presso data center certificati conformi agli standard europei.

Tra le principali funzionalità di protezione si distinguono:

• Crittografia dei dati, sia a riposo sia in transito.
• Gestione granulare dei permessi, con livelli di accesso differenziati per la visualizzazione, la modifica o i commenti.
• Autenticazione a due fattori e integrazione con sistemi Single Sign-On (SSO).
• Aderenza alle normative europee, inclusi il GDPR e i principi di privacy by design.

Grazie a questa architettura aperta e conforme, ONLYOFFICE rappresenta una scelta strategica per enti pubblici, istituzioni e aziende che vogliono conciliare produttività, sicurezza e sovranità digitale, senza dipendere da infrastrutture proprietarie o giurisdizioni extra-UE.

Le novità introdotte con ONLYOFFICE Docs 9.1

ONLYOFFICE continua a consolidare la sua posizione come suite per l’ufficio completa e versatile, rivolta a imprese, istituzioni pubbliche e utenti privati. Con il rilascio di ONLYOFFICE Docs 9.1, la piattaforma introduce miglioramenti significativi nel PDF Editor, nelle formule dei fogli di calcolo, negli strumenti di collaborazione e nelle integrazioni con l’AI.

PDF Editor più potente: nuove annotazioni e possibilità di nascondere dati

La novità più evidente di ONLYOFFICE Docs 9.1 riguarda la gestione dei PDF. Il nuovo editor consente di:

⮞ Rimuovere in modo sicuro informazioni personali e riservati dai documenti. La funzione di oscuramento è fondamentale per organizzazioni che gestiscono dati riservati, come enti governativi, studi legali e ospedali.

Per nascondere dei contenuti, basta aprire il file PDF in modalità modifica, quindi passare alla nuova scheda Oscuramento. Si può fare clic sul pulsante Oscura e selezionare il testo da rimuovere.

Nei documenti più lunghi, è possibile ricorrere all’opzione Trova & oscura per trovare e selezionare rapidamente parole o frasi specifiche. La funzione consente anche di oscurare un’intera pagina o un intervallo di pagine. Alla fine, si può cliccare su Applica oscuramento per eliminare in modo permanente le informazioni selezionate dal file.

⮞ Nuove annotazioni. La nuova versione dell’editor di documento PDF integrato in ONLYOFFICE consente di aggiungere commenti, evidenziazioni e note direttamente nel file, rendendo la revisione dei documenti più semplice e collaborativa. Si possono selezionare forme come rettangolo, cerchio, freccia o linee per disegnare direttamente sul documento.

L’utente ha inoltre la possibilità di personalizzare colore e dimensione delle annotazioni in base alle specifiche esigenze. Il tutto facendo riferimento alla scheda Commenta di ONLYOFFICE.

⮞ Aggiunta di grafici e SmartArt. È possibile rendere i file PDF più accattivanti aggiungendo grafici per rappresentare visivamente i dati, evidenziare informazioni chiave e rendere i documenti più coinvolgenti. L’editor PDF di ONLYOFFICE adesso integra anche la grafica SmartArt nei PDF, per gestire più facilmente contenuti visivi complessi direttamente nei file PDF. La nuova funziona si trova nella scheda Inserisci.

⮞ Compatibilità e conversione: ONLYOFFICE Docs 9.1 permette di importare ed esportare PDF senza perdita di formattazione e di convertire documenti in Markdown e HTML.

Queste funzionalità rappresentano un’alternativa concreta a strumenti tradizionali come Adobe Acrobat, integrando editing avanzato e collaborazione in un’unica piattaforma.

Miglioramenti nei fogli di calcolo e nella collaborazione

ONLYOFFICE Docs 9.1 introduce formule più veloci e precise, ottimizzando i fogli di calcolo per scenari complessi, dalla contabilità aziendale all’analisi dati.

Le formule LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP e XLOOKUP sono state notevolmente migliorate per offrire prestazioni ed efficienza superiori. I miglioramenti includono:

• Logica ottimizzata per la gestione di tipi di dati misti, garantendo risultati più accurati.
• Riduzione del consumo di memoria durante i calcoli.
• Ricerche esatte fino a 4 volte più rapide con VLOOKUP.
• Ricerche lineari fino a 4 volte più veloci con XLOOKUP.

Inoltre, le impostazioni delle tabelle formattate sono state spostate in una scheda dedicata (Progettazione tabella), che appare quando si lavora all’interno di una tabella.

Le tabelle pivot di ONLYOFFICE supportano i filtri per data, facilitando l’analisi dei dati temporali e l’individuazione delle tendenze.

Vi è poi la possibilità di aprire e visualizzare i file avvalendosi di speciali controlli per la gestione dei contenuti: pulsanti di selezione, caselle combinate, barre di scorrimento, elenchi a discesa e caselle di controllo. In questo modo, i fogli di calcolo diventano più dinamici e interattivi.

Nella gestione delle formule, gli argomenti attivi sono adesso automaticamente evidenziati, semplificando significativamente gli interventi sui calcoli inseriti all’interno del foglio elettronico.

A partire da ONLYOFFICE Docs 9.1, inoltre, si possono rinominare i fogli istantaneamente facendo doppio clic sul nome.

Altri utili miglioramenti in tutti gli editor

Oltre alle novità relative all’editor di PDF e ai fogli di calcolo, la ONLYOFFICE Docs 9.1 introduce varie migliorie in tutta la suite.

⮞ Visualizzazione dei commenti. Per una collaborazione più efficace, è possibile personalizzare la visualizzazione dei commenti aperti e presentati nel pannello laterale.

⮞ Grafici aggiornati. Il pacchetto ONLYOFFICE adesso supporta l’opzione Explosion per i grafici a torta e ad anello 2D, che consente di visualizzare i segmenti separati.

L’utente può eventualmente lavorare con dati esterni, scegliendo se incorporare un file o collegarsi alla fonte al momento della copia dei grafici tra i vari editor che compongono la suite. Inoltre, si possono attivare e disattivare elementi specifici di ciascun grafico, come i titoli degli assi, le etichette dati e le barre di errore.

⮞ Scheda Slide Master. Nell’editor delle presentazioni di ONLYOFFICE, tutte le impostazioni dello Slide Master (la diapositiva principale usata come base per la realizzazione di tutte le altre) sono state spostate in una scheda della barra degli strumenti dedicata, per un accesso più semplice.

⮞ Supporto formati esteso. Gli editor di ONLYOFFICE ora supportano le immagini HEIF e i documenti HWPML (per apertura e visualizzazione). Inoltre, è stata aggiunta la conversione diretta PDF -> TXT e PPTX -> TXT. È anche possibile inserire formule matematiche dal formato MathML.

⮞ Interruzioni di sezione. L’editor di documenti supporta interruzioni di sezione all’interno dei controlli di contenuto a blocchi, con qualunque livello di “annidamento”.

⮞ Editor di grafici completo. Ora disponibile nell’editor di documenti e presentazioni, consente di aprire direttamente i file XLSX incorporati, bypassando la cache dei grafici.

⮞ Per gli amministratori di server. La versione server di ONLYOFFICE Docs introduce un pannello di amministrazione. Il nuovo pannello consente agli amministratori di visualizzare lo stato del server e le impostazioni di configurazione, rendendo la gestione più semplice.

Un ecosistema aperto e flessibile

ONLYOFFICE on è soltanto un software open source, ONLYOFFICE è un software libero distribuito sotto licenza GNU AGPL 3.0.

Per questo motivo, grazie alle libertà fondamentali lasciate nelle mani degli utenti, ONLYOFFICE conta già oltre 15 milioni di utenti in tutto il mondo, incluse organizzazioni come UNESCO, Fujitsu, Oracle e Croce Rossa. Conta inoltre innumerevoli edizioni a livello internazionale e integrazioni mediante appositi connettori che consentono di far accedere ONLYOFFICE a un ampio ventaglio di software di terze parti, come Alfresco, Odoo, Nextcloud, Confluence, SharePoint, Trello, WordPress, Zoom e molti altri.

Ascensio non è paragonabile con una realtà come Microsoft: non può ovviamente contare sulle stesse risorse in termini di marketing e pubblicità. ONLYOFFICE cresce attraverso la fiducia degli utenti, l’adozione organica e la comunità open source, dimostrando che è possibile competere con i giganti del settore puntando su trasparenza, flessibilità e sicurezza.

Conclusioni

ONLYOFFICE si conferma una suite per l’ufficio moderna, completa e flessibile, capace di rispondere alle esigenze di qualsiasi organizzazione, dalle piccole imprese alle grandi realtà internazionali. Grazie a sicurezza avanzata, collaborazione in tempo reale e integrazione con l’intelligenza artificiale, ONLYOFFICE rappresenta oggi una valida alternativa ai software proprietari, offrendo pieno controllo sui dati e libertà operativa senza compromessi.

Le novità introdotte con la versione 9.1, tra cui l’editor PDF potenziato, i miglioramenti nei fogli di calcolo, la gestione avanzata dei commenti e delle presentazioni, confermano l’impegno costante del team di sviluppo. L’integrazione modulare con modelli AI e la compatibilità estesa con i formati Microsoft Office e OpenDocument rendono ONLYOFFICE una piattaforma versatile, in grado di semplificare il lavoro quotidiano, incrementare la produttività e supportare la digitalizzazione delle aziende.

In collaborazione con Ascensio System