Recensione Synology BeeStation: cloud privato e sovrano

Prova pratica della nuova Synology BeeStation, vero e proprio punto di riferimento per il backup, l'archiviazione e la gestione dei file e delle foto. L'approccio è privato e integrato con tutti i dispositivi, anche con quelli collegati a distanza.

Il termine cloud privato si riferisce a un ambiente per la memorizzazione e la gestione dei dati utilizzato esclusivamente da una singola organizzazione. A differenza del cloud pubblico, in cui le risorse di elaborazione sono condivise tra tanti soggetti, nel cloud privato le risorse sono dedicate a una sola entità, offrendo un maggiore controllo e sicurezza. Synology BeeStation è un dispositivo completo, versatile e flessibile in grado di sostituire tutti i servizi di archiviazione cloud più noti.

Quando Synology ha annunciato l’imminente arrivo della sua nuova rivoluzionaria BeeStation, ne abbiamo descritto i principali vantaggi, spiegando come l’obiettivo fosse quello di cambiare le regole del gioco, modificando i meccanismi alla base dello storage sicuro dei dati. Professionisti e utenti privati spesso non hanno né le competenze tecniche né il tempo materiale per configurare soluzioni complesse per l’archiviazione e il backup dei loro file.

Come spiegato nella scheda del prodotto, Synology BeeStation vuole essere immediatamente utilizzabile, sin dal primo collegamento. I tradizionali server NAS necessitano dell’acquisto di hard disk e unità SSD: BeeStation arriva già preconfigurata, con un capiente disco da 4 Terabyte. Inoltre, introduce il concetto di cloud privato sovrano: i dati personali e le informazioni riservate degli utenti rimangono sempre sotto il loro esclusivo controllo.

La prova sul campo di Synology BeeStation: ecco come funziona

Adesso che il prodotto è disponibile per l’acquisto, abbiamo voluto provare noi stessi le funzionalità di BeeStation, con il preciso obiettivo di verificare se il dispositivo mantenga le promesse.

Quali sono le richieste più “gettonate” degli utenti, quando si parla di storage dei dati? Innanzi tutto, svincolarsi dagli abbonamenti cloud che diventano sempre più onerosi al crescere del volume dei dati da memorizzare. In questo senso un dispositivo come BeeStation consente di salvare i dati in locale, senza spendere un centesimo in più oltre al costo del dispositivo, acquistabile anche da Amazon Italia in offerta.

Design Synology BeeStation

Per secondo, tanti utenti si trovano in difficoltà quando devono condividere file e accedere a distanza ai documenti e alle altre risorse memorizzate all’interno della propria rete locale, sia essa quella di casa, dell’ufficio o dell’azienda. Perché? Perché la condivisione delle informazioni e l’accesso remoto presuppongono l’apertura di una o più porte sul router, necessita talvolta la modifica della configurazione del firewall o l’installazione di applicazioni “ad hoc”.

BeeStation spazza via tutte queste complicazioni offrendo, ad appena 5 minuti dalla prima accensione del dispositivo, due servizi chiamati BeeFiles e BeePhotos. Il primo permette di conservare i file in un unico posto e accedervi da qualsiasi luogo, senza più dover pagare canoni mensili o annuali per il cloud storage pubblico.

BeePhotos, d’altra parte, è una funzionalità che semplifica il backup automatico delle foto dalla fotocamera digitale e dallo smartphone, direttamente su BeeStation. In questo modo è possibile liberare spazio prezioso sui dispositivi. Inoltre, BeePhotos utilizza l’intelligenza artificiale per aiutare gli utenti a trovare facilmente le foto e i ricordi preziosi, grazie alla ricerca per parole chiave.

Archiviazione file: cloud privato con BeeStation

Il primo avvio di BeeStation

Appena avviata, BeeStation si collega con i server Synology e provvede a scaricare ed installare il firmware più aggiornato. L’utente non deve fare assolutamente nulla: la procedura di configurazione iniziale è del tutto automatica. Il dispositivo propone quindi una schermata per l’accesso rapido alle funzionalità BeeFilesBeePhotos: cliccando sui pulsanti blu, compare nella barra degli indirizzi del browser un URL utilizzabile per accedere alla BeeStation e ai file in essa conservati ovunque ci si trovi (ovviamente anche in ambito locale).

Synology BeeStation, la schermata iniziale

I link Applicazione mobile permettono di scaricare e installare sui propri dispositivi Android e iOS, le app per collegarsi alla distanza con la propria BeeStation.

In tutti i casi l’accesso prevede l’autenticazione mediante username e password oppure account Google/Apple. In questo modo, solo l’utente proprietario della BeeStation può effettuare il login sicuro, in locale così come da remoto.

Digitando l’indirizzo IP privato assegnato via DHCP alla BeeStation oppure accedendo al portale di gestione Synology, compare una schermata come quella che segue. Essa mostra i dettagli sul dispositivo e propone una serie di procedure guidate per importare dati da Google Foto, Apple iCloud, da altri servizi cloud, da una chiavetta USB e da altri archivi cloud privati.

Dashboard Synology BeeStation

BeeFiles: per archiviare, gestire e creare backup di file di ogni tipo

Lo spazio di lavoro integrato in BeeStation che permette di archiviare file, organizzarli, condividerli e creare backup delle cartelle dei dispositivi, degli account cloud e delle unità esterne si chiama BeeFiles.

Indipendentemente dal sistema operativo installato su ciascun dispositivo client, BeeStation per desktop è il programma che consente di aprire e modificare file direttamente dai singoli sistemi collegati in rete locale o a qualunque altra rete. L’applicazione si occupa di dialogare con la BeeStation, sincronizzare i dati e renderli disponibili da qualunque postazione, anche a distanza, in modo assolutamente sicuro.

Installando le app per i dispositivi mobili, i dati di BeeFiles divengono accessibili anche da smartphone e tablet. Per una collaborazione che si estende a ogni tipo di device.

Sia l’app per desktop che la versione mobile, sottolineano che solo i file aperti o resi disponibili offline consumano spazio sul dispositivo locale: tutti gli altri restano direttamente accessibili, seppur fisicamente conservati sulla BeeStation.

Applicazione BeeStation desktop

Accesso ai file e condivisione

Di base, i software client di BeeStation mostrano lo stato di avanzamento delle attività di upload, download e sincronizzazione. Queste indicazioni sono riportate sia nell’interfaccia del sistema operativo che nell’area delle notifiche.

Integrazione BeeStation sistema operativo

In Windows, ad esempio la traybar mostra in tempo reale l’attività svolta dal client BeeStation, offrendo la lista dei file modificati di recente e gli eventuali messaggi di notifica che necessitassero di attenzione. Le icone in alto a destra consentono, rispettivamente, di aprire l’interfaccia di BeeFiles nel browser Web, di portarsi nella cartella locale utilizzata come punto di riferimento per scambiare i dati con la BeeStation, di accedere alle impostazioni (con la possibilità di sospendere le operazioni di sincronizzazione, quando necessario).

Sincronizzazione BeeFiles BeeStation

Avviando l’app BeeFiles da un dispositivo mobile, si possono gestire i file già presenti sulla BeeStation, caricarne di nuovi e condividerli.

BeeFiles, accesso da smartphone

La condivisione dei file avviene generando un collegamento che può avere eventualmente una scadenza ed essere protetto mediante l’impostazione di una password.

Condivisione file BeeStation

Il pannello di amministrazione Web della BeeStation

Vero e proprio fiore all’occhiello della BeeStation è la sua interfaccia Web: utilizzando esclusivamente il browser, l’amministratore può verificare i file memorizzati sul dispositivo Synology e sfruttare la potente funzionalità di ricerca per individuare le risorse d’interesse per tipologia, nome, contenuto e altri parametri.

Usando la colonna di sinistra, è possibile verificare le attività di sincronizzazione in corso con i vari computer collegati alla BeeStation, creare il backup di unità USB e altri supporti esterni, attivare il collegamento con uno o più provider cloud. La BeeStation, infatti, non si propone come un dispositivo isolato dal “resto del mondo”: può inviare e ricevere dati dialogando con piattaforme quali Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox.

Interfaccia Web BeeStation

È interessante notare che accedendo alle impostazioni della BeeStation, quindi cliccando su Impostazioni avanzate, Accesso locale, è possibile abilitare anche l’accesso diretto al contenuto del dispositivo di memorizzazione tramite rete locale, usando il protocollo SMB. Il dispositivo di Synology consente di impostare un account locale, utilizzabile per interfacciarsi con la BeeStation attraverso la rete LAN, da qualunque dispositivo che supporti SMB/Samba. La BeeStation apparirà come una normale risorsa condivisa in rete locale.

Condivisione SMB BeeStation

BeePhotos: archiviare, organizzare e cercare le foto con l’intelligenza artificiale

L’altra funzionalità di primo piano che consente di eseguire il backup automatico delle foto da smartphone e fotocamere si chiama BeePhotos. Si tratta di uno strumento prezioso, accessibile via Web (mediante collegamento diretto con la BeeStation) e tramite app.

BeePhotos aiuta gli utenti a liberare spazio sui loro dispositivi mobili e facilita l’individuazione di foto e altri ricordi preziosi grazie all’uso dell’intelligenza artificiale e alla ricerca per parole chiave.

Le foto archiviate con BeePhots sono automaticamente classificate in base agli oggetti rappresentati, ai volti e ad altre informazioni (metadati compresi), in maniera tale che siano recuperabili con la massima semplicità.

Chi utilizza un sistema desktop può installare il client BeeStation visto in precedenza: il programma consente infatti di interagire anche con l’archivio fotografico. Per i dispositivi mobili, invece, Synology offre un’applicazione BeePhotos dedicata. La stessa funzionalità è inoltre accessibile anche attraverso l’interfaccia Web della BeeStation.

Backup foto con BeeStation

L’interfaccia di BeeStation rende immediata la consultazione delle foto e la classificazione automatica, snellendo il lavoro sia per gli utenti privati che per i professionisti. Gli album possono essere creati manualmente e nella stessa sezione, si trova l’utile suddivisione delle immagini per persone raffigurate, luoghi, oggetti e tag. I video sono raccolti in un “contenitore” a sé, così da riconoscerli a colpo d’occhio.

Condivisione e richiesta foto

La condivisione delle foto segue lo stesso schema visto in precedenza per i file: si ottiene un collegamento che può essere condiviso con soggetti terzi e si ha la possibilità sia di attivare una scadenza che specificare una password di accesso.

Inoltre, la scheda Condivisione raccoglie le informazioni su tutte le risorse al momento messe “a fattor comune” con altri utenti. Con un clic su Richiesta foto, Crea richiesta foto, è possibile fornire un’altra persona i diritti per caricare file da remoto sulla BeeDrive.

Richiesta foto: invio immagini condivise

Grazie alla funzione Richiesta foto, un utente remoto – preventivamente autorizzato – può effettuare l’upload di immagini dai suoi dispositivi, servendosi del link condiviso. Grazie all’interfaccia proposta dalla BeeStation, si può specificare l’album in cui deve avvenire l’upload, le dimensioni massime di ciascun file e un’eventuale data di scadenza del link.

Una volta ricevuto il link, il destinatario deve soltanto limitarsi a specificare il suo nome per poi selezionare le foto che desidera inviare alla BeeStation.

Conclusioni

In definitiva, BeeStation si propone come un dispositivo semplicissimo da usare che ottimizza il flusso di lavoro legato alla gestione, alla condivisione e all’archiviazione di qualunque tipo di file.

Le risorse che servono sono sempre disponibili e accessibili, da qualunque device o ovunque ci si trovi. In rete locale così come a migliaia di chilometri di distanza, senza il bisogno di aprire porte di comunicazione, attivare VPN o disporre di alcun tipo di bagaglio tecnico. Come evidenziato in precedenza, BeeStation funziona anche in assenza di collegamento Internet: basta accedervi tramite IP privato attraverso la rete locale, da browser Web o mediante protocollo SMB.

BeeStation: servizi cloud supportati

Nelle impostazioni della BeeStation si trovano indicazioni aggiornate in tempo reale sulla distribuzione dello spazio su disco, sullo stato dell’unità (gli aggiornamenti possono essere applicati automaticamente), sugli utenti autorizzati ad accedere al contenuto del dispositivo (se ne possono specificare fino a 8, oltre al proprietario).

La sezione Backup e ripristino, infine, risulta particolarmente utile perché consente agli abbonati al servizio cloud Synology C2 di richiedere il backup in tempo reale (e l’eventuale ripristino, ove necessario) di tutti i dati contenuti nella BeeStation.

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