LibreOffice contro Office e Microsoft 365: il tema del lock-in torna caldo

The Document Foundation (TDF) torna ancora una volta sul tema dei formati documentali e dell’interoperabilità, due questioni che possono sembrare riservate agli specialisti ma che invece incidono ogni giorno sul modo in cui aziende, scuole, tribunali e Pubblica Amministrazione producono, scambiano e conservano informazioni. La fondazione indipendente e senza scopo di lucro che si occupa dello sviluppo e della promozione della suite libera LibreOffice e che ospita il Document Liberation Project richiama l’attenzione su un punto preciso: il vincolo più efficace di Microsoft Office (ormai Microsoft 365) non coincide necessariamente con una licenza, un contratto o una funzione esclusiva. Molto più spesso si nasconde dentro un normale documento.

Nata nel 2010 attorno alla comunità che sviluppa LibreOffice, TDF promuove software libero, standard aperti e formati che non dipendano dalle decisioni di un singolo produttore. Da anni sostiene ODF (OpenDocument Format) come formato nativo per i documenti modificabili e lavora per offrire strumenti che facilitino il recupero dei contenuti archiviati in formati proprietari ormai obsoleti o difficili da interpretare. Il nuovo intervento firmato da Italo Vignoli prosegue quindi una riflessione più ampia: dopo aver spiegato perché gli standard aperti tutelano la libertà di scelta, affronta il meccanismo che continua a limitarne l’adozione.

Il problema dell’interoperabilità dei documenti

File DOCX, XLSX e PPTX circolano ogni giorno tra centinaia di milioni di utenti e hanno assunto il ruolo di “lingua comune” per la produttività da ufficio. La loro diffusione li ha trasformati in uno standard di fatto, anche quando chi li usa non ha scelto consapevolmente né il formato né il software necessario per riprodurli con precisione.

Il problema riguarda l’interoperabilità documentale, ma non si ferma alla compatibilità tra applicazioni: coinvolge l’accessibilità, la continuità operativa, la conservazione degli archivi e la possibilità concreta di cambiare fornitore senza dover controllare e correggere migliaia di file.

Per decenni Word, Excel e PowerPoint hanno salvato i documenti in formati binari come DOC, XLS e PPT, basati su strutture complesse che le applicazioni concorrenti riuscivano a interpretare attraverso documentazione parziale, analisi empiriche e continui tentativi di compatibilità. Con Office 2007 Microsoft introdusse Office Open XML ovvero i formati DOCX/XLSX/PPTX e così via: pacchetti ZIP contenenti file XML, immagini, relazioni e altre risorse. L’adozione dell’XML sembrava aprire una fase più trasparente; in pratica, il passaggio non eliminò la dipendenza dal software originario, ma la trasferì su un’architettura più moderna e molto più articolata.

I dati tecnici aiutano a misurare la portata della questione. Office Open XML, pubblicato come ECMA-376 e poi come ISO/IEC 29500, comprende migliaia di pagine distribuite in più parti; Microsoft mantiene inoltre numerose specifiche aggiuntive per descrivere estensioni e comportamenti applicati da Word, Excel e PowerPoint.

ODF, il formato predefinito di LibreOffice, segue invece la famiglia ISO/IEC 26300 e una specifica sviluppata pubblicamente dal comitato tecnico OASIS.

Il lock-in nasce dall’attrito, non da un blocco esplicito

Il termine lock-in descrive una dipendenza che rende costoso, rischioso o scomodo abbandonare un prodotto. Nel caso dei documenti Office non serve impedire tecnicamente l’apertura con altri programmi. È sufficiente che il risultato appaia meno affidabile: un elenco cambia rientro, un grafico perde una proprietà, una formula produce un avviso, una presentazione non rispetta più l’allineamento preparato dal reparto marketing.

L’utente attribuisce facilmente il difetto al programma alternativo. Dal suo punto di vista è una conclusione comprensibile: il file appariva corretto in Word o PowerPoint e ora presenta anomalie. Il software concorrente deve inseguire sia la specifica pubblica sia le estensioni e i comportamenti accumulati nel tempo.

Se dieci persone modificano uno stesso documento e nove usano Microsoft 365, la decima tenderà ad adeguarsi anche quando preferirebbe un’altra suite. Deve evitare differenze nell’impaginazione, nei commenti, nel rilevamento delle modifiche o nei campi automatici.

È un po’ questo il succo della contestazione che arriva da TDF: quando un solo prodotto definisce le aspettative visive di gran parte del mercato, rispetto alla gestione di uno specifico formato documentale, le sue peculiarità finiscono per sembrare regole universali.

OOXML è uno standard, ma non è un oggetto semplice

Office Open XML ottenne prima la standardizzazione ECMA e poi quella ISO/IEC nel 2008, dopo un processo rapido e molto contestato. Il dibattito coinvolse organismi nazionali, aziende tecnologiche e sostenitori dei formati aperti; diversi osservatori segnalarono irregolarità procedurali, crescita improvvisa dei partecipanti in alcuni comitati e tempi insufficienti per esaminare una specifica eccezionalmente estesa. ISO e IEC confermarono comunque l’esito e pubblicarono la famiglia ISO/IEC 29500.

La certificazione internazionale, da sola, non garantisce una resa identica tra prodotti. ISO/IEC 29500 distingue infatti conformità Strict e Transitional: la prima mira a una struttura più pulita e limita molte eredità delle vecchie versioni di Office; la seconda conserva elementi necessari per rappresentare documenti e comportamenti storici.

Microsoft ha usato a lungo il profilo Transitional come formato ordinario dei file DOCX, XLSX e PPTX, mentre il salvataggio Strict resta una scelta specifica nelle applicazioni e non rappresenta la prassi comune.

Transitional risponde all’esigenza di non perdere le caratteristiche di milioni di documenti prodotti prima della standardizzazione, ma porta con sé un costo. Le applicazioni indipendenti devono gestire costrutti pensati per la compatibilità con vecchie implementazioni, oltre alle estensioni moderne pubblicate separatamente da Microsoft. Il semplice rispetto del nucleo ISO non copre quindi ogni funzione generata dalle versioni correnti di Office/Microsoft 365.

La fedeltà visiva dipende anche dai font

Molti confronti tra suite ignorano un fattore decisivo: la tipografia. Un carattere non determina soltanto l’aspetto delle lettere; stabilisce larghezze, altezze, crenature e spaziature che influenzano l’intera impaginazione. Se un computer non possiede il font utilizzato nel documento, il programma ne sceglie uno sostitutivo. Anche una differenza minima nella larghezza media dei glifi può spostare righe, note e tabelle.

Office ha usato per anni Calibri come carattere predefinito e ha successivamente adottato Aptos nelle versioni più recenti di Microsoft 365. Un documento creato con font non presenti su un altro sistema può cambiare aspetto pur restando formalmente valido. L’incorporamento dei caratteri riduce il rischio, ma dipende dalle licenze del font, dalle impostazioni di salvataggio e dal supporto dell’applicazione ricevente.

Per ridurre la dipendenza conviene scegliere font aperti con licenze che ne consentano installazione, distribuzione e incorporamento.

Famiglie come Noto, Liberation o le alternative metricamente compatibili con alcuni caratteri diffusi aiutano a stabilizzare la resa tra sistemi. Non risolvono ogni differenza, perché i motori grafici possono applicare regole diverse; eliminano però una delle cause più frequenti di spostamento dell’impaginazione.

Fogli di calcolo e presentazioni aumentano il rischio

Nei documenti di testo il problema appare soprattutto visivo; In Excel può toccare il significato dei dati. Le formule dipendono dalle funzioni supportate, dalla sintassi, dal modello delle date, dagli operatori impliciti e dalle modalità di ricalcolo. Funzioni introdotte nelle versioni recenti, matrici dinamiche, tipi di dati collegati e componenti esterni possono degradarsi quando il file passa a un’altra applicazione.

Le macro rappresentano un caso ancora più netto. I file XLSM e DOCM possono contenere codice VBA, strettamente legato al modello a oggetti di Microsoft Office. LibreOffice offre una compatibilità parziale, ma non può garantire che automazioni complesse, controlli ActiveX, chiamate COM o integrazioni con Outlook funzionino senza modifiche. Qui il vincolo non riguarda soltanto il formato: include API, librerie, componenti di Windows e procedure aziendali costruite negli anni.

PowerPoint aggiunge un’altra difficoltà. Una slide combina grafica, testo, audio, video, animazioni e tempi di transizione: basta un font sostituito o un effetto non implementato nello stesso modo per alterare il ritmo della presentazione. Chi deve salire su un palco preferisce usare il programma con cui il file è stato collaudato; il costo di un errore pubblico supera il beneficio immediato della libertà di scelta.

Quando il formato diventa una questione istituzionale

Per Vignoli, la dipendenza dai formati proprietari cambia peso in base al valore dei documenti e alla dimensione dell’organizzazione che li produce.

Un difetto di impaginazione può rappresentare un fastidio marginale per un singolo utente; in uno studio legale, invece, può creare una difformità tra il contratto depositato e la copia conservata nel fascicolo. In un ospedale può modificare la stampa di un modulo clinico. In una Pubblica Amministrazione può persino far apparire lo stesso atto in modo diverso a seconda del programma utilizzato per aprirlo.

Il problema, quindi, non riguarda soltanto l’estetica della pagina. Quando un ente pubblico archivia documenti ufficiali in un formato controllato da un’impresa privata, affida indirettamente a quella stessa impresa una parte della propria memoria istituzionale. Oggi i file risultano leggibili perché Microsoft continua a supportare i formati e i comportamenti accumulati nel tempo; tra 20 anni, però, l’accesso potrebbe dipendere da scelte commerciali, aggiornamenti o dismissioni che non rispondono all’interesse pubblico, sostiene ancora TDF.

Vignoli insiste su un aspetto spesso sottovalutato: non si tratta di un rischio teorico. I formati scompaiono, le versioni dei programmi cambiano e alcune funzioni presenti in una release possono comportarsi diversamente in quella successiva, oppure smettere del tutto di funzionare. La storia dell’informatica è piena di documenti difficili o impossibili da aprire perché il software originario non esiste più o non gira sui sistemi moderni. I formati proprietari aggravano questa fragilità, perché concentrano in una sola organizzazione le conoscenze necessarie per interpretarli correttamente.

La sovranità documentale richiede scelte precise

Secondo TDF, un documento realmente indipendente deve poter essere letto e riprodotto senza dipendere da uno specifico fornitore. Non basta quindi scegliere un’applicazione diversa: occorre intervenire sul formato, sui caratteri tipografici, sui modelli, sui flussi di lavoro e sulle modalità di conservazione.

Al livello del formato, la scelta indicata è appunto ODF, formato standard gestito da un organismo indipendente da qualunque singolo produttore. Le specifiche sono pubbliche e liberamente implementabili; LibreOffice usa ODT, ODS e ODP come formati nativi proprio per ridurre il legame tra il contenuto e il programma che lo ha generato.

La stessa logica vale per i font. Un documento costruito con caratteri proprietari può cambiare aspetto quando passa su un sistema che non li possiede o non dispone della relativa licenza. TDF suggerisce quindi l’adozione di font aperti, distribuibili e installabili senza restrizioni tali da creare nuove dipendenze.

Modelli e procedure interne hanno un peso altrettanto importante. Vignoli sostiene che enti e organizzazioni dovrebbero stabilire formati e font aperti come impostazione predefinita per i documenti ufficiali, non per una preferenza ideologica o estetica, ma come requisito di governo dell’informazione. La scelta andrebbe trattata con la stessa attenzione riservata all’accessibilità, alla protezione dei dati e alla conservazione documentale.

Per gli archivi permanenti, TDF richiama inoltre l’uso di formati pensati per la conservazione a lungo termine, come PDF/A. Le specifiche pubbliche e i vincoli imposti dai diversi profili riducono la dipendenza da risorse esterne e da comportamenti legati a un solo programma.

Il documento non è mai neutrale

La conclusione di Vignoli è più ampia: un documento non trasporta soltanto informazioni: porta con sé una rete di dipendenze spesso invisibili. Il formato stabilisce quali programmi potranno aprirlo; il font condiziona la resa della pagina; il software definisce comportamenti, automatismi e aspettative degli utenti.

Quando un’istituzione invia una lettera realizzata con un carattere proprietario, salvata in un formato proprietario e prodotta con un’applicazione proprietaria, non si limita a comunicare un contenuto. Rafforza un’abitudine: suggerisce ai dipendenti, ai fornitori e ai destinatari che quello sia il modo naturale di creare e scambiare documenti, quasi non esistessero alternative. La dipendenza si consolida così nei modelli, nelle procedure interne, nella memoria professionale del personale e nelle richieste implicite rivolte a chi riceve il file.

Per TDF, la sovranità digitale comincia proprio dal riconoscimento di queste scelte. Il formato è una scelta. Il carattere tipografico è una scelta. Anche il programma usato per produrre il file lo è. Nessuno di questi elementi rappresenta un fatto immutabile; può essere discusso, regolato e sostituito quando crea una dipendenza incompatibile con gli interessi dell’organizzazione o della collettività.

Un documento digitale, del resto, non è più assimilabile a un semplice foglio di carta. È un file interpretato ed eseguito da un’applicazione, con regole che determinano come testo, immagini, formule e impaginazione verranno ricostruiti sullo schermo o in stampa. Proprio per questo, conclude Vignoli, non può essere considerato innocente: in molti casi rappresenta uno degli strumenti più discreti e persistenti attraverso cui il lock-in continua a riprodursi.