Word salva i PDF nel posto sbagliato senza avvisare: il bug colpisce SharePoint

Un documento Word viene trasformato in PDF, l’utente sceglie una raccolta di SharePoint Online, preme Salva e non compare alcun messaggio di errore. Eppure il file non arriva dove dovrebbe. Microsoft ha confermato un’anomalia introdotta con Word per Windows versione 2609 che può dirottare il PDF in una cartella locale nascosta, assegnandogli addirittura un nome casuale.

Per chi lavora con Microsoft 365 il rischio è credere di aver archiviato o condiviso un documento che, in realtà, è rimasto soltanto sul PC.

L’integrazione tra Office e gli archivi cloud ha radici piuttosto datate: Word utilizza da tempo meccanismi di cache locali per gestire documenti aperti o trasferiti da risorse remote. Proprio uno di questi meccanismi intermedi sembra diventare visibile a causa del bug appena venuto a galla.

Word non salva i documenti PDF su SharePoint

La condizione che innesca il problema è insita nella versione 2609 di Word per Microsoft 365, identificata dalle build 16.0.20430.x. L’utente apre un documento, utilizza Salva o Salva con nome, sceglie PDF come formato di destinazione e indica una posizione appartenente a SharePoint Online.

A quel punto Word può comportarsi come se l’operazione fosse riuscita, senza mostrare avvisi. Il PDF, però, finisce nel percorso locale riportato di seguito:

%localappdata%\Microsoft\Windows\INetCache\Content.MSO

Basta premere la combinazione di tasti Windows+R, incollare il percorso e premere Invio per accorgersene subito.

Il punto è che manca proprio il segnale che normalmente spingerebbe l’utente a controllare l’esito dell’operazione. Se si sta salvando un preventivo, un contratto, un report o qualsiasi documento destinato ai colleghi, è facile chiudere Word convinti che il file sia già disponibile nella raccolta SharePoint.

Che cos’è la cartella Content.MSO e perché Word la utilizza

Il percorso coinvolto aiuta a capire meglio cosa sta succedendo. La directory Content.MSO è una delle aree temporanee utilizzate dalle applicazioni Office per gestire contenuti provenienti da risorse remote.

Il fatto che il PDF compaia lì non significa che Word abbia scelto deliberatamente Content.MSO come cartella definitiva. È molto più plausibile che la copia locale, normalmente utilizzata come passaggio intermedio, non completi correttamente l’ultima fase verso SharePoint.

Microsoft, però, nella nota pubblica non descrive la causa interna e non attribuisce il problema a uno specifico componente.

Il PDF viene effettivamente generato quindi la conversione dal formato Word sembra quindi arrivare a termine; ciò che fallisce è il percorso di salvataggio richiesto dall’utente.

Il bug non riguarda tutti i modi per creare un PDF

La buona notizia è che Microsoft ha circoscritto bene lo scenario. Il problema compare quando si utilizza Salva o Salva con nome, si seleziona PDF e si sceglie una destinazione SharePoint.

L’azienda di Redmond suggerisce due alternative: la prima consiste nel salvare temporaneamente il PDF in una cartella locale o comunque in un’altra posizione e trasferirlo successivamente su SharePoint. La seconda consiste nel fare clic su Esporta, Crea documento PDF/XPS.

La procedura di esportazione indicata da Microsoft non fa passare attraverso il percorso difettoso utilizzato nel caso del salvataggio diretto del documento verso una destinazione SharePoint.

In attesa dell’arrivo della correzione ufficiale, è possibile accedere alla cartella %localappdata%\Microsoft\Windows\INetCache\Content.MSO verificandone il contenuto. A questo proposito va però tenuto presente che i nomi dei file PDF sono casuali: se l’orario coincide, il file può essere copiato prima in una normale cartella di lavoro e poi aperto con un lettore PDF per verificarne il contenuto.

La directory Content.MSO è una cache temporanea, non un archivio di recupero su cui fare affidamento. Non ha senso trasformarla in una cartella di lavoro né considerare garantita la permanenza dei file. Prima di eliminare il contenuto della cache, soprattutto dopo avere riscontrato un salvataggio fallito verso SharePoint, è quindi prudente verificare che non vi siano documenti da recuperare.