ONLYOFFICE Docs 7.2: la suite per l'ufficio si presenta rinnovata. Collaborazione, produttività e privacy al primo posto

Le suite per l’ufficio rivestono un ruolo essenziale per l’attività del professionista e nell’ambito dei flussi di lavoro aziendali. La nascita di soluzioni integrate ha permesso di combinare le funzionalità di Office con gli strumenti per la collaborazione e la produttività.

ONLYOFFICE Workspace è una soluzione che può essere utilizzata sul cloud oppure installata su un server aziendale che unisce gestione dei documenti, posta elettronica, CRM, gestione dei progetti, calendario e si integra brillantemente con i servizi di terze parti.

ONLYOFFICE Docs, invece, include potenti editor online per documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli compilabili e lettore PDF.
La suite ONLYOFFICE Docs assicura piena compatibilità con i formati Microsoft Office, consente di convertire e modificare i file PDF, offre numerosi connettori per acquisire e condividere dati con altre soluzioni.
ONLYOFFICE Docs nasce come soluzione che semplifica il lavoro in team: permette di condividere i documenti in varie modalità consentendone o meno la modifica, la revisione, l’eventuale aggiunta di commenti, la compilazione di moduli o la sola visualizzazione. È possibile condividere i documenti pubblicamente e applicare per la copia, il download e la stampa.

Le modifiche applicate dai collaboratori su uno stesso documento possono essere visualizzate in tempo reale oppure solo quando esse vengono salvate a seconda della modalità selezionata. È inoltre possibile monitorare le modifiche, approvarle e rigettarle con un clic; accedere alla cronologia delle versioni in modo da poter annullare le modifiche quando necessario; effettuare un confronto dei documenti per unire o meno informazioni provenienti da più interventi effettuati con tempistiche diverse; comunicare con gli altri utenti in modo da confrontarsi direttamente mentre si lavora su uno stesso progetto.

ONLYOFFICE Docs 7.2: una suite per l’ufficio ampiamente rinnovata

Rispetto alle precedenti versioni ONLYOFFICE Docs 7.2 integra una serie di miglioramenti dell’interfaccia, per larga parte frutto delle richieste degli utenti e del continuo dialogo con i clienti.

Plugin marketplace

Abbiamo già detto che ONLYOFFICE Docs è una suite capace di integrarsi con una vasta schiera di software di terze parti. Questa “apertura” si riflette anche nell’utilizzo dei plugin: cliccando sul nuovo menu Plugin, Gestione plugin si può accedere al nuovo marketplace, vera e propria porta d’ingresso combinare le funzioni di altri strumenti e servizi con quelle di ONLYOFFICE Docs.

Moduli: nuovi campi e parametri

Già con il lancio di ONLYOFFICE Docs 7 erano stati compiuti enormi passi avanti nella gestione dei moduli. I moduli OFORM, altamente personalizzabili e compilabili online, sono diversi da quelli di Google e sono stati progettati per risparmiare tempo lavorando con i documenti standard, come contratti e accordi, permettendo di creare form di qualsiasi complessità.

Con il rilascio di ONLYOFFICE Docs 7.2 sono stati aggiunti nuovi campi per semplificare l’inserimento di specifiche tipologie di dati: indirizzi email, numeri di telefono, caselle di inserimento complesse che si adattano a qualunque esigenze e consentono di scongiurare l’invio di informazioni non pertinenti e non correttamente formattate.

I campi di testo possono essere configurati in maniera tale da consentire l’utilizzo di simboli specifici e seguire una formattazione predefinita. Si può limitare l’inserimento dei dati a soli numeri, lettere, usare maschere di qualunque tipo e addirittura espressioni regolari.

Font di carattere: supporto per le legature

In tipografia una legatura è il risultato dell’unione di due o più lettere che vanno a comporre un unico simbolo o glifo. Utili per supportare alcuni caratteri presenti in lingue non latine, le legature vengono utilizzate anche per rendere più compatte alcune frasi.

Portandosi nelle impostazioni avanzate di paragrafo, cliccando su Font quindi accedendo alle caratteristiche OpenType, è possibile verificare le nuove abilità di ONLYOFFICE Docs nella gestione delle legature.

Novità introdotte nel foglio elettronico di ONLYOFFICE Docs

Anche il foglio elettronico integrato in ONLYOFFICE Docs 7.2 fa proprie diverse novità.

Il contenuto dei fogli di calcolo può essere integrato nei documenti di testo, in altri fogli e nelle presentazioni come oggetto OLE. Si tratta di una modalità semplice e immediata per condividere molto velocemente statistiche e dati importanti inserendoli in un report riassuntivo.

Il foglio elettronico di ONLYOFFICE Docs 7.2 introduce poi una novità che risulta particolarmente utile per coloro che sono soliti lavorare su documenti di dimensioni importanti: d’ora in poi è possibile creare link che fanno riferimento a uno specifico intervallo di dati nel foglio elettronico (righe e colonne): in questo modo si può ad esempio richiamare l’attenzione di un altro soggetto su una specifica area invitandolo a visualizzare quegli specifici dati, inviare un commento o applicare direttamente delle modifiche.

Agendo sulle impostazioni presenti nel pannello di destra che compare quando si genera un grafico a partire dai dati contenuti nel foglio di calcolo, si può adesso invertire rapidamente le righe e le colonne utilizzate per il grafico stesso.

Visualizzazione live delle modifiche

Come abbiamo visto nell’introduzione, fiore all’occhiello di ONLYOFFICE Docs sono le funzioni orientate alla collaborazione: quando si apre un documento, l’utente ha la possibilità di vedere in tempo reale tutte le modifiche applicate dai collaboratori.
Questo tipo di comportamento è attivato in tempo reale in ONLYOFFICE Docs 7.2 e può essere eventualmente disattivato accedendo alle impostazioni avanzate, cliccando su Collaborazione quindi su Visualizza le modifiche degli altri utenti.

Introdotta una potente funzionalità di ricerca

Con ONLYOFFICE Docs 7.2 è stata notevolmente migliorata la ricerca: premendo CTRL+F o cliccando sull’icona della lente d’ingrandimento è possibile attivare la funzione di ricerca e sostituzione del testo.

Il pannello che appare sulla sinistra consente di impostare opzioni di ricerca dettagliate e navigare tra i risultati. Si può anche spuntare la casella che consente di cercare solo le esatte occorrenze della stringa indicata.

Interfaccia migliorata e tema scuro

Con la nuova release di ONLYOFFICE Docs debutta innanzitutto il tema scuro, particolarmente adatto quando si lavora di sera in ambienti bui o scarsamente illuminati.
Il programma consente di passare molto rapidamente dal tema scuro e quello classico. Inoltre, è possibile se usare i colori più scuri solo per l’interfaccia o anche per il documento in corso di elaborazione.

La nuova versione di ONLYOFFICE Docs migliora significativamente anche l’usabilità della suite per l’ufficio: pulsanti che attivano funzioni di frequente utilizzo come quelle per tagliare porzioni del documento o selezionare tutto il contenuto sono stati riposizionati nella scheda Home.

La scheda Visualizza è stata rinnovata con l’aggiunta delle opzioni per la gestione dell’editor, è stato inserito un pannello accessorio che appare quando viene ridotta la larghezza della finestra del browser, sono stati previsti dei pulsanti separati per la condivisione dei documenti e l’impostazione della lista dei collaboratori, è stato rivisto il pannello di navigazione.

ONLYOFFICE Docs consente inoltre l’utilizzo di apposite scorciatoie da tastiera che permettono di accedere alle opzioni di “incolla speciale”. D’ora in avanti è possibile incollare, ad esempio, le formule e il testo con e senza formattazione quindi conservando o meno il layout originale.

Come effettuare il download di ONLYOFFICE Docs 7.2

Per usare ONLYOFFICE Docs 7.2 gratis è possibile effettuare il download dell’edizione Community.
Il vantaggio di ONLYOFFICE Docs è che il programma non è soltanto una soluzione multipiattaforma: per massimizzare le sue potenzialità di editor collaborativo, la suite può essere installata su un proprio server, all’interno di una macchina virtuale o integrata in un altro sistema come ad esempio Nextcloud, ownCloud, Moodle, Alfresco, Confluence grazie ai connettori ufficiali già pronti per l’uso.

Nella pagina di download di ONLYOFFICE Docs si trovano non soltanto le versioni del programma per Windows, per le principali distribuzioni Linux, per macOS ma anche le release per Windows Server, le immagini Docker e quelle per alcune tra le più popolari piattaforme cloud.

Il codice sorgente di ONLYOFFICE è disponibile e pubblicamente accessibile su GitHub: è inoltre possibile installare e usare l’edizione Free, distribuita sotto licenza GNU AGPL v3, completamente a costo zero. Questa tabella riassuntiva descrive tutte le differenze tra l’edizione Free e quelle Enterprise/Developer.

Sicurezza: una soluzione GDPR-compliant e non solo

Scegliere una suite per l’ufficio come ONLYOFFICE Docs significa mettersi in regola rispetto al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Ascensio System, società che ha sviluppato e aggiorna continuamente ONLYOFFICE Docs, ha infatti sede – tra le altre – in Lettonia, Paese membro dell’Unione Europea.

ONLYOFFICE Docs nasce conforme con i regolamenti di protezione dei dati: tratta il minor numero di dati necessari e consente agli utenti di sapere come essi vengono raccolti, memorizzati ed elaborati.

La possibilità di integrare la suite per l’ufficio ONLYOFFICE sui propri server aiuta a mettersi in regola in modo rapido ed efficace.
Utilizzando le API, inoltre, è possibile limitare la copia, il download e la stampa di determinati documenti; si può abilitare la crittografia end-to-end per proteggere l’accesso ai dati più sensibili; grazie a JWT si può beneficiare della protezione contro gli accessi non autorizzati e limitare manualmente la durata della cache.

ONLYOFFICE Docs è un prodotto open source, il che significa che il codice è pubblicamente disponibile per essere esaminato e conoscere i metodi utilizzati per l’elaborazione dei dati.

Tutte le misure implementate da ONLYOFFICE Docs in tema di controllo e sicurezza dei dati sono chiaramente descritte nelle pagine di supporto della suite.