Office gratis: ecco come ottenerlo

La suite per l’ufficio Microsoft Office ha fatto registrare continui aggiornamenti nel corso degli anni. Accantonando le storiche versioni “stand alone” installabili sui singoli dispositivi, l’azienda di Redmond ha puntato tutto o quasi su Microsoft 365, la versione cloud del software.

In un altro articolo abbiamo evidenziato tutte le principali differenze tra Office e Microsoft 365. Microsoft Office vedeva, in passato, il rilascio di nuove major release a cadenza pressappoco triennale. Oggi la versione più aggiornata resta ancora Office 2021 che Microsoft ha rilasciato in veste finale il 5 ottobre 2021. A conferma del fatto che obiettivo primario dell’azienda di Redmond è quello di dare massima priorità a Microsoft 365.

Il futuro di Office e i modelli di licenza

Microsoft ha spesso lasciato intendere che la versione stand alone di Office 2021 sarebbe stata l’ultima della lunga storia del prodotto, iniziata nel 1990. E per il momento, la “promessa” sembra mantenuta: Office 2021 cesserà di essere supportato a partire dal mese di ottobre 2026.

Se nel 2018 Office era utilizzato da 1,2 miliardi di persone in tutto il mondo, oggi si sa che sono quasi 29 milioni gli utenti attivi ogni mese su Microsoft 365.

Con Office la licenza è legata alla singola macchina, mentre con Microsoft 365 è possibile installare il pacchetto su un numero illimitato di dispositivi: ciò che varia è il numero di utenti che possono usare contemporaneamente il programma. Microsoft 365 assicura inoltre 1 TB di storage cloud per ciascun utente.

Mentre con Office si è legati a una specifica versione della suite per l’ufficio (è soggetta al ciclo di vita stabilito da Microsoft), con Microsoft 365 si ricevono gli aggiornamenti via via che essi sono disponibili. Nel primo caso, infatti, si paga un costo di licenza “una tantum”; nel secondo si versa un canone di abbonamento mensile o annuale (fintanto che si è abbonati si può usare la suite, si ricevono gli aggiornamenti e il supporto).

Come ottenere Office gratis: tutti i modi possibili

Microsoft Office è un software commerciale: il suo utilizzo è quindi soggetto al pagamento dei costi di licenza che, come detto, possono essere versati “una tantum” oppure sotto forma di abbonamento rinnovato su base periodica.

Di seguito elenchiamo i modi per usare Office gratis, almeno per un certo periodo di tempo.

Office gratis sui dispositivi mobili dotati di schermo di dimensione inferiore a 10,1 pollici

Da tempo Microsoft offre la possibilità di usare i programmi della suite Office in versione Android e iOS su tutti i dispositivi con uno schermo dotato di diagonale inferiore a 10,1 pollici.

In questo caso Office può essere utilizzato per aprire, creare e modificare documenti. Sui device con uno schermo più grande Office permette di aprire documenti esistenti ma per modificarli è necessario attivare un abbonamento.

Office gratis per docenti e studenti

Gli studenti e i docenti possono richiedere l’utilizzo gratuito del pacchetto Office 365 Education che comprende Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Teams, oltre ad alcuni strumenti accessori per la didattica e l’apprendimento.

La pagina di Office 365 Education contiene un campo di ricerca: inserendovi il proprio indirizzo email scolastico (quello fornito dalla scuola, dall’università o dall’istituzione scolastica), Microsoft indica subito se l’utente ha titolo per registrarsi e ricevere una licenza gratis.

Office gratis per una settimana o per 30 giorni

Utilizzando un sito Web molto conosciuto, presentato nell’articolo in cui sveliamo come scaricare Office in formato ISO (il download viene sempre effettuato dai server Microsoft) è possibile scaricare la versione stand alone della suite.

Tale versione è quella Retail: è valida per una settimana dal momento dell’installazione senza digitare alcun codice Product Key e accetta codici acquistati attraverso il sito Microsoft o venditori affidabili come Mr Key Shop (che tra l’altro fornisce il link per il download diretto dopo l’acquisto).

È invece possibile provare Microsoft 365 per 30 giorni effettuando una registrazione senza impegno d’acquisto sul sito Microsoft. In questo modo è possibile installare Microsoft 365 e utilizzarlo gratis per un mese: è comunque richiesto l’inserimento degli estremi della propria carta di credito. Prima dello scadere del mese di prova è eventualmente possibile annullare l’abbonamento: in questo modo nessun importo verrà addebitato sulla carta di credito.

Usare Office online senza pagare alcun abbonamento o licenza

Office online è la suite per l’ufficio di Microsoft che poggia il suo funzionamento interamente sul browser Web: per usarla non è necessario installare nulla sul dispositivo locale. Office online integra Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, OneNote, To Do, Calendario, Skype e Family Safety. L’unico requisito è disporre di un account Microsoft con cui effettuare il login in Office online.

Cerchiamo di essere chiari: la versione online di Office non sostituisce né Microsoft Office né Microsoft 365. Si tratta di un’ottima alternativa se si avesse solamente bisogno delle funzionalità di base o se occasionalmente si dovessero visualizzare documenti Office o apportare loro delle modifiche minori, senza i problemi di compatibilità che potrebbero emergere usando Google Documenti, LibreOffice o altre suite. E ciò non tanto perché non siano prodotti validi, ma perché monta da anni la polemica circa una incompleta condivisione dei formati dei suoi documenti da parte dell’azienda di Redmond.

Differenze tra Office online e i programmi delle suite Microsoft Office e Microsoft 365

Per fare riferimento al programma più utilizzato del pacchetto Microsoft, abbiamo visto come funziona Word online e quali sono le differenze con Word della suite Office o di Microsoft 365.

In generale, comunque, con Word online non è possibile creare didascalie, citazioni, bibliografie, sommari. Non si possono creare o applicare stili, non si ha accesso ad alcuni degli strumenti più avanzati di revisione, correzione e impaginazione.

Con Excel online non è possibile creare tabelle pivot, applicare la formattazione condizionale, creare connessioni o riferimenti a dati esterni, accedere a molte delle formule avanzate.

OneNote online non consente di modificare i file incorporati, utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per tradurre le annotazioni di proprio pugno in testo modificare, utilizzare l’integrazione delle attività di Outlook e sfruttare il supporto dei modelli.

Con PowerPoint online non è possibile creare animazioni personalizzate, utilizzare intestazioni e piè di pagina, integrare grafici Excel. Inoltre, non si possono utilizzare strumenti di progettazione o revisione avanzati.

Un buon elenco delle differenze tra Office online e desktop è condiviso da Microsoft stessa.

Office online può essere comunque trasformato in una sorta di applicazione nativa che viene visualizzata nel sistema operativo senza gli elementi caratteristici dell’interfaccia del browser Web.

Per usare Office online in versione PWA basta avviare il browser e cliccare sull’icona Installa nella parte finale della barra degli indirizzi.

Office gratis con Microsoft 365 Family

Microsoft 365 è una soluzione indirizzata alle grandi aziende, come alle imprese, ai professionisti e agli utenti privati.

Alle aziende attualmente Microsoft 365 costa 5,60 euro al mese per utente (4,60 euro senza Teams) in versione Basic mentre per gli utenti privati è previsto un piano Microsoft 365 Personal al costo di 69 euro l’anno.

Se l’offerta Personal è indicata per un solo utente, con Microsoft 365 Family a 99 euro l’anno possono usare la suite per l’ufficio fino a 6 utenti diversi (ciascuno con 1 TB di spazio cloud compreso nel prezzo dell’abbonamento).

C’è sempre un soggetto che paga l’abbonamento a Microsoft 365 ma gli altri 5 possono di fatto utilizzare la piattaforma gratis: basta indicare l’account Microsoft degli altri utenti.

La sezione Condivisione nelle impostazioni Web dell’account Microsoft col quale ci si è abbonati a Microsoft 365, permette di specificare gli account che hanno titolo per usare la sottoscrizione. Ogni utente qui specificato, riceve un link di invito per accettare l’offerta e iniziare a usare subito Microsoft 365 a costo zero.

Installare Office 2010 Starter

Tanti anni fa, all’epoca del lancio di Office 2010, Microsoft aveva realizzato un’edizione “ad hoc” della sua suite per l’ufficio destinata ai PC a basso costo e comunque ai sistemi entry-level. Sulle copie di Windows regolarmente attivate (quindi basate su una licenza “genuina”), era infatti possibile installare gratis Office.

In particolare, la versione della suite proposta a costo zero era Office 2010 Starter. Programmi come Word ed Excel presentavano e presentano alcune limitazioni. Tuttavia, nel complesso, il loro funzionamento non era poi così diverso rispetto alle versioni a pagamento. Office 2010 Starter, inoltre, non permetteva l’installazione di componenti aggiuntivi o la personalizzazione delle barre degli strumenti. Ciononostante, Office 2010 Starter ha rapidamente raccolto il favore degli utenti, anche perché la visualizzazione delle inserzioni pubblicitarie (che avrebbero dovute sostenere il software) non è mai decollata.

Microsoft non ha più replicato l’iniziativa Office 2010 Starter e quella è l’unica edizione della suite veramente gratuita che si ricordi nell’intera storia del programma.

La buona notizia è che Office 2010 Starter risulta utilizzabile ancora oggi, peraltro perfettamente compatibile con Windows 10 e Windows 11. Va sottolineato, comunque, che Office 2010 Starter è disponibile soltanto in versione a 32 bit e non tollera la presenza sulla stessa macchina di versioni a 64 bit di Office, anche successive.

Come usare gratis Office 2010 Starter

Per utilizzare Office 2010 Starter, è possibile effettuare il download di tutto il necessario per l’installazione dai server Microsoft, semplicemente scaricando questo file. Dopo aver estratto il contenuto dell’archivio compresso in una cartella su hard disk o unità SSD, basta fare doppio clic sul file Office2010S_Download_1F.exe.

Scegliendo la lingua preferita e cliccando su Start Downloading, sarà eseguito il contenuto di un semplice file AutoScript che provvede a effettuare il prelievo dei dati d’installazione dai server Microsoft. Al termine dell’operazione, l’installer di Office 2010 Starter risulta contenuto nella sottocartella bin/it-it.

Con un doppio clic sul file setupconsumer2rolw.exe si può avviare l’installazione vera e propria di Office 2010 Starter, che tra l’altro richiede appena qualche secondo perché tutti i file sono già memorizzati in locale. Il consiglio è quello di salvare tutta la cartella bin/it-it da qualche parte (nel caso in cui si volesse reinstallare il pacchetto) perché Microsoft potrebbe prima o poi eliminare Office 2010 Starter dai suoi server, senza alcun preavviso.

Al termine dell’installazione, si deve accedere alla sottocartella Updates quindi eseguire il file click2run-x-none.msp per risolvere i problemi di compatibilità con Windows 10 e Windows 11. Alla comparsa della richiesta in figura, basta fare clic su OK.

Da ultimo, va ben evidenziato che Office 2010 Starter è un’applicazione non più supportata da Microsoft almeno da metà ottobre 2020. Ciò significa che il programma non riceve più alcun aggiornamento, neppure quelli relativi alla sicurezza. È sconsigliato usarlo per aprire file da fonti sconosciute perché eventuali vulnerabilità irrisolte potrebbero essere sfruttate per eseguire codice nocivo sul sistema dell’utente.

Se proprio si volesse ricorrere a Office 2010 Starter, bisognerebbe utilizzarlo esclusivamente all’interno di una macchina virtuale, aggiornata (anche in termini di hypervisor) e isolata rispetto al resto del sistema e alla rete locale.

Office è (quasi) gratis con le offerte di Mr Key Shop

Mentre l’azienda guidata da Satya Nadella, come evidenziato anche in apertura, insiste sempre di più su Microsoft 365, sono ancora tanti gli utenti ai quali il modello che prevede la stipula di un abbonamento mensile o annuale non va a genio. Questi utenti preferiscono ancor oggi continuare a installare e usare Microsoft Office sul singolo dispositivo.

Online è possibile imbattersi in tanti venditori, più o meno seri, che offrono Product Key Office. È bene muoversi sempre con la massima cautela perché disporre di un Product Key eventualmente accettato da Office (che porta all’attivazione del prodotto) non significa necessariamente disporre di una regolare licenza valida e riconosciuta.

Un Product Key potrebbe essere stato rubato e messo in commercio senza alcuna autorizzazione o risultare legato a contratti a volume stipulati da alcune aziende. Venditori online senza scrupoli rivendono online questi codici ma chi li riceve non ha di fatto alcun diritto a usarli. Il risultato è che il Product Key spesso non porta all’attivazione di Office o la suite chiederà improvvisamente di essere attivata (i codici vengono bloccati a livello di server Microsoft).

Trovare le migliori offerte Office potrebbe non essere semplice.

Le licenze Office Mr Key Shop sono valide, genuine al 100% e sono acquistabili a prezzi convenienti. Mr Key Shop certifica infatti la validità delle licenze Office commercializzate e offre assistenza specializzata gratuita e in italiano.

Le licenze di Office commercializzate da Mr Key Shop non sono né OEM né a volume: l’azienda provvede a svolgere una serie di test dopo l’acquisizione delle licenze dai detentori originali (Corte di Giustizia dell’Unione Europea, C-128/2011) e si assicura della rivendibilità di ogni licenza che risulta quindi controllata e utilizzabile senza alcun problema.

A seconda dell’edizione, Office 2019 e Office 2021 si trovano su Mr Key Shop a partire da 59,99 euro.

Utilizzo del server KMS aziendale per attivare Office

Si chiama KMS, acronimo di Key Management Services, il protocollo sviluppato da Microsoft che gestisce la procedura di attivazione di Office e degli altri prodotti software dell’azienda.

Le imprese che stipulano contratti multilicenza possono allestire server KMS all’interno dell’infrastruttura aziendale: in questo modo è possibile gestire le chiavi di attivazione dei singoli sistemi e abilitare le varie macchine, ad esempio, all’utilizzo di una regolare licenza di Windows e di Office.
In un documento di supporto Microsoft presenta la procedura per attivare contratti multilicenza di Office.

Office 2021 è disponibile anche in versione LTSC (Long Term Servicing Channel) ovvero destinata alle imprese con supporto a lungo termine.

Come attivare Office 2021 LTSC in azienda

Le installazioni di Office 2021 LTSC ricevono aggiornamenti ridotti allo stretto indispensabile: le aziende cercano infatti stabilità e non hanno bisogno di nuove funzionalità, almeno non nel breve periodo.

È ancora possibile scaricare Office 2021 LTSC in italiano tenendo però presente che una volta installato il pacchetto funzionerà soltanto per pochi giorni.

Dal momento che trattasi di una versione LTSC, tuttavia, gli utenti aziendali possono applicare alcuni semplici passaggi per attivare Office 2021 LTSC usando il server KMS locale dell’impresa:

• Digitare cmd nella casella di ricerca di Windows quindi scegliere Esegui come amministratore.
• Impartire il comando cd "C:\Program Files\Microsoft Office\Office16" per portarsi nella cartella d’installazione di Office.
• Scrivere: reg add "HKLM\Software\Policies\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Software Protection Platform" /v NoGenTicket /t REG_DWORD /d 1 /f
• Digitare i comandi seguenti: cscript ospp.vbs /unpkey:P393W
• cscript ospp.vbs /inpkey:PRODUCT-KEY-GENERICO
• cscript ospp.vbs /sethst:INDIRIZZO-SERVER-KMS-LOCALE
• cscript ospp.vbs /act
• cscript ospp.vbs /dstatus

Tutti i comandi sono illustrati da Microsoft nella pagina degli Strumenti per la gestione dell’attivazione dei contratti multilicenza di Office e nel documento Gestire le connessioni dai componenti del sistema operativo Windows 10 e Windows 11 a servizi Microsoft.

Nei comandi precedenti, a PRODUCT-KEY-GENERICO va sostituito un Product Key generico (GVLK, Microsoft Generic Volume License Key); nell’esempio va usato quello per Office 2021 Professional Plus LTSC che si può trovare scorrendo questo elenco pubblico (py-kms è un’utilità progettata e sviluppata solo per i possessori di regolari licenze).

Sostituendo INDIRIZZO-SERVER-KMS-LOCALE con l’indirizzo del server KMS aziendale, Office è così automaticamente attivato, se previsto nelle condizioni di licenza del contratto.

Attenzione ai server KMS disponibili online

Vale la pena evidenziare che i tanti server KMS non autorizzati disponibili online vanno considerati come strumenti illeciti. Essi basano il loro funzionamento su componenti software che “emulano” il processo di attivazione via KMS previsto da Microsoft.

In questi casi, però, da un lato si rischia di vedersi caricati sul sistema in uso malware, spyware e altri componenti dannosi; dall’altro si potrebbero sperimentare spiacevoli conseguenze al momento di eventuali controlli.

Al momento di eventuali verifiche da parte delle Autorità circa la validità delle licenze di Office e degli altri software commerciali, l’accertato utilizzo di server KMS non autorizzati o di altre misure tese ad eludere i sistemi di attivazione, può portare al sequestro dei sistemi sprovvisti di regolare licenza, a sanzioni amministrative e a problemi sul piano penale. In particolare, se il software sprovvisto di licenza fosse utilizzato per trarne profitto, quindi in ambienti commerciali.