Debutta ONLYOFFICE 10.0 con AI integrata e sicurezza potenziata per i documenti

Gli agenti AI sono ormai parte integrante dei flussi di lavoro. Leggono file, li modificano, lanciano comandi su indicazione dell’utente. In un contesto simile, si pone un interrogativo inevitabile, non più solo teorico: “Fino a dove possono arrivare gli agenti AI?” Nelle scorse settimane, il portale BleepingComputer ha svelato falle critiche in strumenti come Codex, capaci di eseguire comandi sul PC dello sviluppatore eludendo persino la modalità più restrittiva. Uno studio recente, inoltre, ha mostrato vulnerabilità simili anche su Cursor, Gemini CLI e Antigravity.

Certo, si parla di dispositivi per programmatori ma la lezione vale per tutti e va applicata al lavoro di ogni giorno. Le barriere possono cedere ed è opportuno ridurre al minimo ciò che rischiamo di perdere a cominciare dai documenti che condividiamo, spesso ricchi di materiale superfluo al loro interno.

Con ONLYOFFICE 10.0 nuove funzioni per la protezione dei documenti

Prima di condividere un documento, inserirlo su una piattaforma o farlo analizzare da un assistente AI, spesso si ignora che il file può contenere:

• Metadati come nome dell’autore, denominazione azienda, date, cronologia delle revisioni o commenti.
• Percorsi locali spesso nascosti nei collegamenti dei fogli di calcolo che possono rivelare nomi utente, cartelle di rete nonché l’intera struttura dei file
• Link esterni con collegamenti a file riservati che non vanno condivisi con i destinatari
• Dati personali presenti in editor di testo o fogli di calcolo
• Testo non oscurato nei file PDF: una barra nera posta sopra parti di contenuto non equivale a una vera cancellazione

C’è una buona notizia. Grazie ai nuovi strumenti inseriti negli editor di ONLYOFFICE 10.0è possibile proteggere i documenti con pochi e semplici passaggi.

1. Rimuovere i metadati dai PDF: nell’editor PDF è presente la funzione dedicata Redact → Remove hidden information, pensata per ripulire il documento da tutte le informazioni nascoste prima della condivisione
2. Oscuramento dei dati sensibili: con la funzione Redact le informazioni riservate contenute in un file non vengono coperte ma eliminate del tutto
3. Controllo dei fogli di calcolo: gli strumenti AI predefiniti individuano percorsi locali e link esterni. Inoltre, rimuovono i dati sensibili e riservati
4. Utilizzo di una password: ONLYOFFICE 10.0 consente di mettere in sicurezza file di testo o PDF con l’inserimento di una password. Uno strumento particolarmente indicato per documenti strettamente confidenziali come contratti, brevetti o audit
5. Decidi come e dove usare l’AI: in ONLYOFFICE 10.0, le funzioni di AI sono disponibili in una scheda dedicata negli editor nella quale è possibile avviare una chat per accedervi. Nella chat, i prompt ricorrenti vengono salvati come suggerimenti predefiniti. Puoi collegare i principali servizi cloud (ChatGPT, Claude, Mistral, Gemini, Groq, xAI, DeepSeek) oppure optare per modelli locali (tramite Ollama, LM Studio o GPT4ALL).
6. Crea routine nel flusso di lavoro: con i prompt salvati si risparmia tempo. Puoi riutilizzare le richieste più ricorrenti con un solo clic. Ecco un esempio su un prompt da usare su più file sensibili limitando le azioni ripetitive: “Analizza questo documento prima che lo invii a un cliente esterno. Elenca dati personali, percorsi di file locali, link a risorse interne, commenti o modifiche tracciate ancora presenti. Non modificare nulla: dammi solo un elenco.”  ONLYOFFICE raccomanda comunque di controllare sempre i risultati ottenuti in quanto l’AI non sostituisce la revisione umana.

Le novità di ONLYOFFICE 10.0

ONLYOFFICE 10.0 debutta con circa 50 nuove funzionalità, oltre 1000 correzioni bug e la risoluzione di 35 vulnerabilità di sistema precedentemente individuate. Di seguito alcune delle innovazioni presenti nella nuova versione.

PDF potenziati: Funzione Redact con rimozione dei metadati, riconoscimento automatico delle tabelle, firme riutilizzabili nei moduli e firma immediata dalla scheda Commenti.

AI ovunque: azioni rapide sui documenti tramite una scheda dedicata con chat, salvataggio dei prompt e modelli selezionabili dall’utente.

Fogli di calcolo più agili: miglioramento delle prestazioni sui file pesanti, intervalli evidenziati nelle formule e suggerimenti intelligenti sulle costanti.

Documenti e Presentazioni: debuttano opzioni come “Mantieni con il successivo”, la gestione delle righe di tabella che si spezzano tra le pagine, nuove viste, la stampa estesa e l’esportazione diretta in GIF o video.

Quattro nuove App modulari: Files, Rooms, Forms e Agents sono le nuove applicazioni gratuite presenti in ONLYOFFICE 10.0. Realizzate con licenza open source AGPL v3, tutte lavorano in sinergia con gli editor online e desktop contribuendo all’automazione del lavoro, alla gestione integrata dei dati e alla creazione di hub con elevato livello di protezione.

Nuovi formati e compatibilità: Apertura e conversione dei file OFD, salvataggio dei fogli in formato .xls e conversione della grafica vettoriale SVG in forme modificabili.

Disponibilità e utilizzo in azienda

I Desktop Editors di ONLYOFFICE 10.0 per Windows, Linux e macOS sono disponibili al download. Per chi gestisce un’infrastruttura IT o una piattaforma collaborativa, ONLYOFFICE Docs può essere installato on-premise e consente il co-editing in tempo reale. È inoltre possibile integrare modelli AI, inclusi quelli locali, mantenendo un maggiore controllo sui dati e sui documenti aziendali.

La licenza AGPL v3 (adottata anche per le nuove quattro app modulari) assicura la massima trasparenza del codice di ONLYOFFICE 10.0 garantendo, al contempo, agli sviluppatori l’opportunità di verificare l’assenza di backdoor o tracciamenti nascosti. Una possibilità quest’ultima che gli applicativi closed-source non possono garantire

Articolo realizzato in collaborazione con ONLYOFFICE